Escriba el titular de cada diapositiva antes de diseñar ninguna

Es tentador empezar una presentación en el programa de diapositivas. Usted elige un diseño, alinea tres recuadros en la diapositiva cuatro y solo más tarde se da cuenta de que nunca decidió qué tenía que decir esa diapositiva. Un colega pregunta cuál es la idea principal, y los recuadros cambian de sitio una vez, y luego otra.

Tome esas decisiones en un documento de texto, donde cambiar de opinión cuesta unas pocas teclas. Escriba una frase completa por diapositiva con la idea que defiende y ponga a prueba el conjunto leyendo esas frases en voz alta. Un asistente de IA prepara rápido una primera secuencia a partir de sus notas; usted decide qué es cierto y qué sobra.

Al terminar tendrá el hilo argumental de su próxima presentación en un documento de texto, un titular comprobado por diapositiva, antes siquiera de abrir el programa de diapositivas. Sirve para una reunión de equipo, una clase, una propuesta a un financiador, una revisión de diseño o una sesión informativa para la dirección.

Una etiqueta nombra un tema, un titular afirma algo

La mayoría de los títulos de diapositiva son etiquetas: nombran el asunto y dejan la idea en manos de quien presenta, así que quien revise las diapositivas después no se lleva nada. Un titular enuncia la idea en una frase completa. Por ejemplo, con material inventado:

• «Resultados del tercer trimestre» pasa a ser «Los pedidos recurrentes bajaron en el tercer trimestre y los clientes nuevos se mantuvieron estables».
• «Encuesta de incorporación» pasa a ser «Al personal recién contratado le sirvió el curso de bienvenida, pero a la mayoría le pareció demasiado largo».
• «Calendario del proyecto» pasa a ser «La mudanza de oficina aún puede terminar en marzo si encargamos los muebles este mes».
• «Solicitud de fondos» pasa a ser «Con un segundo vehículo podríamos atender a las dos localidades de nuestra lista de espera».

Una etiqueta podría estar en la presentación de cualquiera. Un titular es de la suya, y alguien en la sala podría no estar de acuerdo con él. Docentes de ingeniería de la Universidad Estatal de Pensilvania (Penn State) enseñan esta idea con el nombre de assertion-evidence («afirmación y pruebas»; sitio en inglés): un titular en forma de frase que enuncia el mensaje, respaldado por pruebas visuales en lugar de viñetas.

La instrucción

Reúna primero todo lo que tenga en un solo documento: notas, conclusiones, cifras, el correo con el que empezó todo. Que esté desordenado no importa. Si el material es confidencial y aún no ha comprobado cómo lo trata su herramienta de IA, practique con notas inventadas o con un informe público; Antes de subir un documento de un cliente reúne lo que conviene revisar.

Pegue las notas en una conversación nueva y, debajo de ellas y en el mismo mensaje, esta instrucción con los corchetes completados:

Arriba están mis notas para una presentación.
Público: [quiénes son y qué saben ya]
Duración: [minutos], unas [N] diapositivas.
Qué quiero que hagan o decidan al terminar: [una frase]

Escriba el hilo argumental de una presentación de [N] diapositivas. Para cada una, indique:
1. Titular: una frase completa, de 15 palabras como máximo, que enuncie la idea de la diapositiva. Nada de etiquetas de tema como «Antecedentes» o «Resultados».
2. Pruebas: lo que la diapositiva debe mostrar para respaldar el titular.
3. Fuente: dónde está eso en mis notas, citando unas palabras. Si mis notas no lo contienen, escriba «faltan datos». No invente cifras, nombres ni ejemplos.

Después, señale cualquier diapositiva que repita a otra y enumere lo que haya en mis notas y no haya usado.

Fije usted el número de diapositivas. Si se lo deja al asistente, tenderá a dar a cada nota su propia diapositiva.

Un ejemplo práctico

Un caso inventado: la responsable de operaciones de un almacén prepara una revisión trimestral de diez minutos para la dirección del centro. Sus notas:

Notas del T3 (inventadas para este ejemplo)
- Envíos a tiempo: 91 %; en el T2, 94 %. La mayoría de los retrasos, en la semana del cambio de sistema de agosto.
- Errores al preparar pedidos: 38 en el T3, 61 en el T2. Etiquetas nuevas en las estanterías desde julio.
- Más horas extra, sobre todo en agosto.
- Dos operarios del almacén se fueron en septiembre. Los sustitutos empiezan el 4 de noviembre.
- ¿Quejas de clientes como en el T2? Confirmar con atención al cliente.
- Pedir aprobación para probar un segundo turno en el pico de diciembre.

Con seis diapositivas, el hilo podría quedar así (también inventado, y reducido a titulares y fuentes):

1. Bajaron los errores al preparar pedidos, pero en agosto aumentaron los retrasos
   Fuente: «38 en el T3, 61 en el T2», «Envíos a tiempo: 91 %»
2. Los errores bajaron de 61 a 38 tras colocar las etiquetas nuevas
   Fuente: «38 en el T3, 61 en el T2. Etiquetas nuevas en las estanterías desde julio»
3. La mayoría de los retrasos se concentró en la semana del cambio de sistema
   Fuente: «la semana del cambio de sistema de agosto»; cifras por semana: faltan datos
4. Las horas extra subieron en agosto para recuperar el atraso
   Fuente: «Más horas extra, sobre todo en agosto»; horas: faltan datos
5. Las quejas de clientes se mantuvieron estables
   Fuente: faltan datos
6. Un segundo turno en diciembre cubriría el pico sin más horas extra
   Fuente: «probar un segundo turno»; previsión: faltan datos
Repeticiones: la 1 resume la 2 y la 3.
Sin usar: dos operarios menos desde septiembre hasta el 4 de noviembre.

Léalo como leería el primer borrador de un colega recién llegado. La diapositiva 4 añade una causa que las notas nunca dieron: «para recuperar el atraso» es una suposición con aspecto de dato. La 5 convierte una pregunta en una conclusión. La 6 promete «sin más horas extra», algo que nadie ha calculado; el titular honesto es la propia petición: «Solicitamos probar un segundo turno en el pico de diciembre». Y lo que el asistente dejó sin usar va justo ahí, porque la falta de dos operarios es parte del motivo de la prueba.

Es lo que suele pasar: frases muy seguras, con apoyos verosímiles que rellenan los huecos. El hilo, además, tiende a lo genérico; «La eficiencia sigue siendo una prioridad» podría abrir cualquier presentación de cualquier empresa. La línea «Fuente» detecta casi todo esto. Cada titular remite a algo de sus notas o dice «faltan datos», y una diapositiva marcada así consigue sus datos antes de que usted abra el programa, o sale de la presentación.

Lea en voz alta solo los titulares

Copie únicamente los titulares en una lista nueva. Léalos en voz alta, de arriba abajo, al ritmo con el que hablaría en la sala. La lectura en voz alta descubre lo que la lectura en silencio perdona: el salto entre dos diapositivas sin nada que las una y la frase que no se puede terminar sin tomar aire.

Después, recorte. Si la historia se sostiene sin un titular, esa diapositiva sobra, por bueno que hubiera quedado su gráfico; sus pruebas pueden ir en un documento de apoyo o en una diapositiva de reserva. Corregir el hilo ahora es reescribir unas líneas. Corregirlo con las diapositivas ya hechas es rediseñarlas. Cuando el último titular le dice al público qué espera de él, el hilo está terminado.

Antes de pasar a las diapositivas, haga una prueba más. Pegue la lista final en la conversación con esta instrucción:

Usted es [el público; por ejemplo, la directora del centro]. Lea estos titulares en orden.
¿Cuál cuestionaría primero y qué preguntaría exactamente?

Prepare la respuesta en una diapositiva de reserva o en sus notas. Si esa pregunta surge en la sala, ya la habrá ensayado.

Si da la misma presentación cada mes, con las mismas secciones, solo necesita el asistente la primera vez. Guarde la lista final de titulares como plantilla, con huecos para las cifras, y la próxima vez complétela usted.

Del texto a las diapositivas

Cada titular va, palabra por palabra, en el cuadro de título de una diapositiva. Debajo van las pruebas que indicó el hilo, y nada que no respalde esa frase. Ponga la fuente en las notas del orador, para tener a mano la respuesta cuando alguien pregunte de dónde sale una cifra. Si un titular ocupa más de dos líneas, acorte la frase y no el tamaño de la letra.

Algunos programas de presentaciones pueden crear las diapositivas directamente a partir de un archivo de esquema, lo que le ahorra copiar; el tutorial que enlazamos abajo explica cómo. En cualquier caso, mida cuánto tarda en montar las diapositivas y compárelo con lo que suele llevarle una presentación; así sabrá, con sus propios datos, si el tiempo dedicado a los titulares compensa.

Pruébelo hoy

Reserve una hora en su agenda para la próxima presentación que tenga, aunque sea una puesta al día de cinco minutos. Reúna sus notas en un documento, use la instrucción y coteje cada fuente con ellas. Marque los huecos con «faltan datos», quite lo que la historia no necesita y lea los titulares en voz alta de principio a fin. Habrá terminado cuando tenga un documento de texto con una frase por diapositiva, cada una con su fuente o con «faltan datos», y pueda leer la lista en voz alta sin detenerse a dar explicaciones.

Cuando la presentación parta de un informe largo, Convierta un informe largo en una presentación de diez minutos lleva un hilo como este hasta una presentación terminada y coteja cada cifra con el informe. Y si la presentación tiene que convencer, para conseguir un presupuesto o un cambio en la forma de trabajar del equipo, y sus titulares siguen saliendo planos, deje que el asistente le pregunte antes de escribirlos. Sus preguntas sacan a la luz los detalles que solo usted conoce.