Por qué sus borradores con IA suenan genéricos, y cómo cambian con una entrevista

Por fin abre un asistente de IA para ese documento que lleva semanas evitando, por ejemplo una propuesta o una oferta de empleo, escribe dos líneas y recibe un texto correcto y vacío. Lo habitual es que el problema esté en la petición: entraron dos líneas, y todo lo que el asistente necesitaba saber se quedó en su cabeza. Así que invierta el orden. El asistente pregunta, usted responde, y no se redacta nada hasta que usted confirme lo que el asistente entendió.

Al terminar el día tendrá un primer borrador de ese documento, hecho con sus propias respuestas y con cada hueco marcado, para que sepa exactamente qué le falta.

Por qué una petición de dos líneas da un borrador genérico

Pida «una propuesta de formación para nuestros supervisores de almacén» y el asistente tendrá que decidir decenas de cosas que usted no le dijo: quién va a leerla, qué piensa esa persona del problema, qué se pide, cuánto cuesta, qué falló la última vez. Normalmente no preguntará a menos que usted se lo pida, así que rellena cada hueco con la respuesta más común. Un documento hecho de respuestas comunes podría ser de cualquier empresa, y de ahí viene ese tono genérico que usted nota.

Una petición más larga lo resuelve, pero escribirla es otra página en blanco: hay que tener presente todo lo importante antes de empezar. Responder preguntas cuesta menos, y una buena pregunta saca a la luz el detalle que nunca se le habría ocurrido escribir, como los dos supervisores que ya lo hacen bien.

La instrucción para la entrevista

Cópiela en una conversación nueva y cambie la primera línea por su documento. Sirve en Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot.

Tengo que redactar [el documento: una propuesta de proyecto, una oferta de empleo, una solicitud de financiación, la descripción de un curso...]. Antes de escribir nada, hágame una entrevista.

- Hágame una sola pregunta cada vez y espere mi respuesta.
- Haga como máximo 12 preguntas. Cubra quién lo va a leer y qué sabe ya del tema, qué quiero que haga o decida después de leerlo, los datos y cifras que debe incluir, los límites (extensión, plazo, presupuesto, formato, tono) y lo que no debe decir ni parecer.
- Si una respuesta es vaga, haga una pregunta de seguimiento antes de pasar a la siguiente.
- Si respondo «todavía no lo sé», anótelo como punto pendiente y continúe.
- Después de la última pregunta, resuma mis respuestas en una lista breve y pídame que la confirme o la corrija. No empiece el borrador hasta que yo lo confirme.

Al redactar el borrador:
- Use solo lo que le he dicho. No añada por su cuenta cifras, nombres, fechas, citas ni resultados.
- Donde falte algo, escriba [FALTA: lo que se necesita] en el texto.
- Conserve mis palabras cuando pueda y escriba con sencillez, como yo se lo diría al lector.

El paso del resumen importa más de lo que parece: detecta un malentendido en una lista de diez líneas, antes de que se extienda por dos páginas.

Cómo responder para que el borrador suene a usted

Hable en lugar de teclear. En voz alta dirá más de lo que se molestaría en escribir, y ese detalle es lo que necesita el borrador. Use el dictado, que convierte su voz en texto, y no un modo de conversación por voz, en el que el asistente le contesta hablando. El micrófono del teclado del teléfono sirve con cualquier asistente y deja sus palabras en el cuadro de mensaje, donde puede corregirlas antes de enviarlas. Las aplicaciones de Claude y Gemini tienen su propio icono de micrófono, pero, según la aplicación y la versión, puede enviar sus palabras antes de que usted haya podido corregirlas. En Windows, la escritura por voz se abre con la tecla Windows + H. En un Mac, active el dictado en menú Apple > Ajustes del Sistema (Configuración del Sistema, según la región) > Teclado > Dictado, y luego elija Edición > Iniciar dictado. (Comprobado en octubre de 2026.)

Pegue lo que ya tiene. La versión del año pasado o el correo en el que le pidieron el documento: péguelo cuando una pregunta lo toque y diga qué es. Así sus respuestas pueden dedicarse a lo que no está escrito en ninguna parte.

Responda con un caso real. Cuando una pregunta quiera saber cómo se nota un problema, cuente lo que pasa de verdad en un día cualquiera en lugar de dar una impresión general.

Diga «todavía no lo sé» sin remordimientos. Un hueco marcado con [FALTA] vale más que una frase verosímil que tendrá que detectar después, y la lista de puntos pendientes se convierte en su lista de tareas.

Para la primera prueba, elija un documento sin nada confidencial. Si el suyo incluye datos personales de clientes o compañeros, lea antes Antes de subir un documento de un cliente.

Un ejemplo inventado

Por ejemplo, Marta coordina las operaciones de una distribuidora regional de alimentos (inventada para este artículo) y lleva semanas aplazando una propuesta: una formación breve sobre el nuevo sistema de inventario para doce supervisores de almacén. Algunos fragmentos de su entrevista:

Asistente: ¿Quién va a leer la propuesta y qué sabe ya del problema?

Marta: Luis, el director de operaciones. Sabe que el sistema arrancó en marzo, pero él ve los informes mensuales, no el almacén. Cree que a los supervisores solo les falta tiempo.

Asistente: ¿Qué quiere que decida Luis?

Marta: Que apruebe cuatro sesiones de dos horas en la semana tranquila de noviembre, impartidas por mí y por dos supervisores.

Asistente: Dice que a los supervisores les cuesta el sistema. ¿Cómo se nota eso en un turno normal?

Marta: Diez de ellos siguen anotando los traspasos de mercancía en papel y los pasan al sistema al final del turno. Los otros dos trabajan directamente en el sistema; son los que me ayudarían a impartirlas. Todavía no sé cuánto tiempo se pierde con el papel.

Ese último intercambio es la pregunta de seguimiento que permite la instrucción: al principio Marta solo había dicho que a los supervisores «les cuesta el sistema», y el detalle útil salió de esa pregunta de más. Tras doce preguntas y un resumen confirmado, el borrador empezaba así:

Desde que el sistema de inventario arrancó en marzo, diez de nuestros doce supervisores de almacén siguen registrando los traspasos en papel y los introducen al final de cada turno. Dos ya trabajan directamente en el sistema. Solicito aprobación para impartir cuatro sesiones de dos horas durante la semana tranquila de noviembre, con la ayuda de esos dos supervisores, para que el resto del equipo pueda trabajar igual. El paso por papel cuesta hoy [FALTA: horas por turno, según un recuento de una semana].

Una petición de dos líneas suele arrancar con algo como «La formación eficaz es clave para aprovechar al máximo las nuevas tecnologías». La versión de Marta responde a la duda de Luis con un dato que él no ve desde su oficina, y pide algo que él puede aprobar. El hueco, además, le dice a Marta qué hacer ahora: medir durante una semana el tiempo que se va en el papel.

La revisión

Trate el borrador como sus notas puestas en orden, y luego hágalo suyo:

• Léalo en voz alta y quite cada frase que no le diría al lector en persona. Las introducciones de relleno y las conclusiones de manual suelen ser las primeras en caer.
• Busque [FALTA] y complete cada hueco, o decida que el documento funciona sin ese dato.
• Compare cada cifra, nombre y fecha con sus respuestas. La instrucción prohíbe inventar, y aun así puede colarse una cifra inventada.
• Si el orden no le convence, pida una estructura nueva («primero la petición, luego los datos, al final el presupuesto») en lugar de mover párrafos a mano.

Cuándo no vale la pena

Responder bien a doce preguntas lleva su tiempo. Para textos cortos o rutinarios, como la confirmación de una reunión o la respuesta de siempre a una pregunta frecuente, gana una plantilla guardada; Cinco plantillas de correo hechas con su carpeta de enviados explica cómo prepararlas. Para un solo correo difícil, encaja mejor el método más ligero de El correo que lleva días posponiendo, enviado antes del mediodía.

La entrevista compensa en documentos largos, que leerá alguien importante y que cambian cada vez: propuestas, planteamientos de proyecto, solicitudes de financiación, ofertas de empleo, un discurso, un memorando que pide una decisión.

Si sus respuestas son pobres, el borrador también lo será, y ninguna instrucción mejor lo arregla. Eso sí, la entrevista le muestra, antes que al lector, qué parte de sus propias ideas sigue sin resolver. Si no sabe decir para quién es el documento o qué quiere que haga quien lo lea, resuelva eso primero.

Pruébelo hoy

Resérvese una hora hoy mismo. Elija el documento en el que más le gustaría dejar de pensar, pegue la instrucción en una conversación nueva con la primera línea completada y responda de viva voz. Confirme el resumen, reciba el borrador, haga una revisión y guárdelo con los puntos [FALTA] pendientes listados al principio. Anote cuánto tardó desde la primera pregunta hasta el borrador guardado, para saber con qué tiempo contar la próxima vez.

Su meta para hoy: un primer borrador guardado que se atrevería a mostrar a un colega, y una lista corta de lo que aún falta.

Siguientes pasos

Antes de cerrar la conversación, guarde la instrucción de la entrevista donde la encuentre para el próximo documento. Guarde sus mejores instrucciones en un solo sitio propone una forma sencilla de hacerlo.

Después, aplique la misma entrevista a su propio trabajo. Una versión más corta, respondida una sola vez, puede redactar las indicaciones permanentes de su asistente, de modo que conozca su puesto y a sus lectores antes de que usted le pida nada. Configure su asistente de IA una sola vez le guía paso a paso. Y si el documento de hoy acaba convertido en una presentación, escriba el titular de cada diapositiva antes de diseñar ninguna. Cuando un texto más largo esté terminado, puede dar para un mes de publicaciones breves: Un mes de publicaciones a partir de un texto que ya escribió explica cómo.