Que la hoja de cálculo haga las cuentas y el asistente redacte el comentario

Casi todos los informes mensuales terminan con unos párrafos bajo la tabla: qué subió, qué bajó, qué no llegó al objetivo y por qué. Ventas por zona, presupuesto frente a lo ejecutado, indicadores de un programa para quien lo financia, consultas de clientes, inscripciones: la tabla suele estar lista días antes de que alguien escriba el texto, porque redactar sobre cifras es lento y nadie quiere equivocarse en una.

Un asistente de chat puede escribir esos párrafos, siempre que no haga ninguna cuenta. Así que reparta el trabajo. La hoja de cálculo calcula cada cambio y cada porcentaje. El asistente convierte esas cifras del mes, ya terminadas, en frases, marca cada una con la fila de la que sale y le pregunta a usted por las causas en lugar de inventarlas. Antes de que acabe el día tendrá el comentario de este mes redactado y comprobado, con cada número localizable en una celda, y una tabla y una instrucción listas para el mes que viene.

Qué falla cuando el asistente hace las cuentas

Si pega cifras en bruto en un chat y pide «un comentario sobre los resultados del mes», obtendrá un texto fluido. Los problemas son de los que solo se ven al revisar:

• Aritmética. Un modelo de lenguaje produce texto fragmento a fragmento; no calcula como una hoja de cálculo. Un porcentaje puede salir bien una vez y mal la siguiente, y una cifra equivocada se lee igual que una correcta. Algunos asistentes pueden ejecutar un pequeño programa para hacer las cuentas con un archivo que usted sube, lo que ayuda, pero entonces acaba revisando un código que no escribió en lugar de fórmulas que puede ver.
• Redondeos y unidades. Una subida que en un párrafo es del 13 % aparece en el siguiente como del 12 %. Una ocupación que pasó del 78 % al 71 % se presenta como «una caída del 7 %», cuando bajó 7 puntos porcentuales, que equivalen a una caída de alrededor del 9 %.
• Dirección. Un aumento de las quejas o de los reembolsos se describe como crecimiento.
• Causas sin fundamento. «Gracias a la fuerte demanda» o «por factores estacionales», cuando nadie mencionó la demanda ni la temporada. Es el error que más debe vigilar, porque suena a análisis.

Prepare una tabla para el comentario

Añada una pestaña a su informe con una fila por indicador y ocho columnas: Indicador, Este mes, Mes anterior, Cambio, % cambio, Objetivo, Frente al objetivo y Mejor si. Con el indicador en la columna A y el primero en la fila 2:

D2  Cambio              =B2-C2
E2  % cambio            =D2/C2   (formato de porcentaje, sin decimales)
G2  Frente al objetivo  =B2-F2
H2  Mejor si            escriba «sube» o «baja»

Copie las fórmulas hacia abajo hasta la última fila. Algunos detalles le ahorrarán problemas:

• Si el mes anterior fue cero, la celda de % cambio mostrará un error. Escriba «nuevo» en ella.
• Si el indicador ya es un porcentaje, como la ocupación o las entregas a tiempo, deje vacía la celda de % cambio. La de Cambio mostrará la diferencia en puntos porcentuales (del 78 % al 71 % aparece como -7 % en una celda con formato de porcentaje), y la instrucción le pide al asistente que lo diga así.
• Dé a cada celda el formato con el que debe leerse en el informe: porcentajes sin decimales, separador de miles. Al copiar celdas en un chat, lo que se pega suele ser lo que las celdas muestran, así que el asistente verá 20 % y no un número con siete decimales.

Para algo más que restas y divisiones, como el acumulado del año, pida la fórmula al asistente y póngala en la hoja, donde pueda verla. Dígale en qué idioma tiene la hoja de cálculo, porque los nombres de las funciones, y a veces el separador entre argumentos, cambian según el idioma y la región (Describa con sus palabras la fórmula que necesita explica cómo pedirla).

Debajo de la tabla, escriba sus notas: lo que pasó este mes y no se ve en las cifras, como un cambio de precio, un día festivo, una ausencia en el equipo o una caída del sistema. Una línea numerada para cada cosa; son las únicas causas que el asistente podrá usar. Si durante el mes lleva un registro diario, la mayoría ya estarán escritas.

La instrucción

Abra una conversación nueva, pegue esta instrucción y, donde se indica, su tabla y sus notas:

Abajo tiene una tabla con las cifras de este mes, ya calculadas, y mis notas sobre el mes. Redacte el comentario para mi informe mensual.

Reglas:
- Describa solo las cifras de la tabla. No calcule nada: ni totales, ni medias, ni diferencias, ni porcentajes nuevos.
- Copie cada número exactamente como aparece en la tabla o en mis notas.
- Después de cada frase, indique entre corchetes la fila de la que sale, por ejemplo [Ingresos].
- La columna «Mejor si» dice si una subida es buena o mala noticia. Respétela.
- Si el indicador ya es un porcentaje, describa el cambio en puntos porcentuales, con la columna Cambio.
- Si un recuento es menor que 20, dé las dos cifras en lugar del porcentaje.
- Explique un cambio solo con una de mis notas y cítela, por ejemplo [nota 2]. Si un cambio es grande y ninguna nota lo explica, no suponga nada: añada una pregunta sobre él en una lista al final.
- Empiece por los indicadores que no alcanzaron su objetivo.
- Párrafos sencillos, sin títulos ni viñetas, de 180 palabras como máximo antes de las preguntas.

Tabla:
[pegue aquí la tabla]

Notas sobre este mes:
1.
2.

Antes de enviarla, mire la tabla pegada. Si ve números con muchos decimales o falta alguna columna, corrija el formato en la hoja y vuelva a copiarla. Las cifras mensuales suelen ser internas, así que use el asistente que su organización haya aprobado para ellas; si no sabe cuál es, Antes de subir un documento de un cliente le indica qué comprobar.

Un ejemplo completo

Por ejemplo, esta es la tabla de un pequeño centro de formación que compara septiembre con agosto. El centro y sus cifras son inventados.

Indicador	Este mes	Mes anterior	Cambio	% cambio	Objetivo	Frente al objetivo	Mejor si
Inscripciones nuevas	142	118	24	20 %	150	-8	sube
Certificados emitidos	96	104	-8	-8 %	100	-4	sube
Ocupación de aulas	71 %	78 %	-7 %	(vacía)	75 %	-4 %	sube
Ingresos	31 400	27 900	3500	13 %	30 000	1400	sube
Solicitudes de reembolso	9	5	4	80 %	6	3	baja

Notas:
1. El precio de los cursos de tarde pasó de 180 a 200 el 1 de septiembre.
2. El 13 de septiembre empezó un curso de fin de semana con 30 plazas.

Un primer borrador hecho con estas reglas podría terminar con preguntas como estas:

1. Los certificados emitidos bajaron de 104 a 96. ¿Terminaron menos cursos en septiembre?
2. Las solicitudes de reembolso subieron de 5 a 9. ¿Vienen de un mismo curso?
3. ¿Las 30 plazas del fin de semana bajaron la ocupación media de las aulas?

Responda a las preguntas y pida otra versión

Usted conoce las respuestas, o sabe a quién preguntar. Añada a sus notas una línea por pregunta y envíe: «Estas son las notas 3 a 5. Vuelva a redactar el comentario con las mismas reglas».

3. En agosto terminaron dos cursos intensivos; en septiembre no terminó ninguno.
4. Cuatro de las nueve solicitudes de reembolso son del curso de hoja de cálculo de los martes, que pasó a los jueves con poca antelación.
5. Sí. El curso de fin de semana estuvo a la mitad de su capacidad durante sus dos primeras semanas.

El segundo borrador podría quedar así:

Los certificados emitidos bajaron un 8 %, hasta 96, 4 por debajo del objetivo de 100 [Certificados emitidos], porque en agosto terminaron dos cursos intensivos y en septiembre ninguno [nota 3]. La ocupación de las aulas bajó 7 puntos porcentuales, hasta el 71 %, 4 puntos por debajo del objetivo [Ocupación de aulas]; el nuevo curso de fin de semana sumó 30 plazas y estuvo a la mitad de su capacidad en sus dos primeras semanas [notas 2 y 5]. Las solicitudes de reembolso subieron de 5 a 9, por encima del objetivo de 6 [Solicitudes de reembolso]; cuatro son del curso de hoja de cálculo que pasó de los martes a los jueves con poca antelación [nota 4]. Las inscripciones nuevas subieron un 20 %, hasta 142, aún 8 por debajo del objetivo de 150 [Inscripciones nuevas]. Los ingresos subieron un 13 %, hasta 31 400, 1400 por encima del objetivo [Ingresos], con los cursos de tarde a 200 en lugar de 180 desde el 1 de septiembre [nota 1].

Compruebe cada número

Con la tabla al lado del borrador, repáselo una vez:

• Busque cada número en la tabla o en sus notas, en la fila que indican los corchetes. Un número que no encuentre es un cálculo que el asistente hizo sin que se lo pidiera: bórrelo, o añádalo a la tabla con una fórmula y vuelva a pedir el comentario.
• Cada «subió», «bajó», «por encima» y «por debajo» debe coincidir con el signo de la tabla, y cada causa debe salir de una nota que usted escribió.

Guarde la versión con corchetes en sus archivos y bórrelos a mano en la copia que va al informe.

Cuándo no necesita al asistente

Si su comentario dice lo mismo cada mes con cifras distintas («Las inscripciones subieron a 142, 8 por debajo del objetivo»), prescinda del asistente. Una fórmula puede unir texto y valores de celdas en una frase que nunca copia mal un número, y el asistente puede escribírsela una sola vez. El asistente se gana su sitio cuando la historia cambia de un mes a otro.

Pruébelo hoy

Prepare la tabla del comentario para el informe de este mes, con sus notas. Use la instrucción, responda a las preguntas en una línea cada una y compruebe el segundo borrador contra la tabla. Habrá terminado cuando cada número del borrador remita a una celda que usted puede ver. Si las cifras de este mes aún no están listas, pruébelo con el informe del mes pasado: la tabla es la misma, y verá cómo se comporta la instrucción antes de que un plazo dependa de ella. Apunte a qué hora empezó y a qué hora terminó: el mes que viene, con la tabla y la instrucción guardadas, tendrá con qué comparar.

El mes que viene, y el paso siguiente

El mes que viene la tabla ya estará hecha: copie la columna Este mes en Mes anterior, escriba las cifras nuevas y las fórmulas harán el resto. Guarde la instrucción junto a las demás (Guarde sus mejores instrucciones en un solo sitio). Si lo que le lleva horas es reunir las cifras, Un resumen mensual que se prepara una vez y se actualiza cada mes resuelve esa parte una sola vez, con una tabla dinámica.

Si el comentario va a una reunión, cada frase que comprobó hoy puede convertirse en el titular de una diapositiva: Escriba el titular de cada diapositiva antes de diseñar ninguna construye el hilo de la presentación a partir de ahí. Y si lo que hay que presentar es el informe entero, Convierta un informe largo en una presentación de diez minutos le guía paso a paso.