Un formulario que ordena las solicitudes en una hoja de cálculo y le avisa de cada una

Las solicitudes de vacaciones, de un monitor nuevo, de una sala de reuniones, de una cotización o de una plaza en un curso llegan de todas las formas posibles, y a muchas les falta algo, como las fechas o quién las aprobó. Usted pregunta, espera, copia la respuesta en una hoja de cálculo y vuelve a empezar con la siguiente. Un formulario acaba con casi todo ese ir y venir: cada solicitud llega con los mismos datos en el mismo orden, queda en una fila de una hoja de cálculo y le avisa por correo.

Formularios de Google y Microsoft Forms hacen casi todo el trabajo. El asistente se encarga de la parte que exige pensar: a partir de sus últimas diez solicitudes y de las preguntas que tuvo que hacer para completarlas, deduce qué campos habrían evitado cada ida y vuelta, y redacta el mensaje que verá la gente al enviar. En Cinco salidas para una tarea repetitiva es la cuarta salida, y los mismos pasos sirven para incidencias informáticas o inscripciones de voluntarios.

Al terminar tendrá un formulario publicado, tres respuestas de prueba en su hoja de cálculo, los avisos por correo activados y el enlace en su firma de correo.

Qué podrá hacer

• Tener en marcha un formulario de solicitudes en Formularios de Google o en Microsoft Forms que añade cada respuesta a una hoja de cálculo y le avisa por correo, ya probado con tres solicitudes inventadas.
• Convertir diez solicitudes anteriores en una lista breve de campos, para que el formulario pida de una vez todo lo que antes tenía que reclamar.
• Dirigir a la gente hacia él desde su firma y una respuesta guardada, para que las solicitudes dejen de llegar en correos sueltos.
• Si quiere, publicar un mensaje en el chat del equipo o crear una tarea por cada solicitud nueva.

Qué necesita

• Una hora, más o menos.
• Formularios de Google y Hojas de cálculo de Google (basta una cuenta gratuita de Google), o Microsoft Forms y Excel con su cuenta de Microsoft 365.
• Un asistente de chat, como Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot. Basta con una cuenta gratuita.
• Entre cinco y diez solicitudes recientes del mismo tipo, cada una seguida de las respuestas que usted envió, reunidas en un documento. Sustituya los nombres y otros datos personales por marcadores como [NOMBRE] antes de pasarle nada al asistente, o practique primero con solicitudes inventadas; Antes de subir un documento de un cliente explica qué comprobar sobre el propio asistente.

Pasos

1. Reúna las solicitudes y sus preguntas de seguimiento. Busque en su correo las palabras que usa la gente («monitor», «vacaciones», «presupuesto», «inscripción») y copie cada solicitud en el documento, seguida de cada pregunta que tuvo que hacer después. Cada una de esas preguntas es un campo que le faltaba al formulario. Luego anote cuántas solicitudes de este tipo llegaron el mes pasado y cuántas necesitaron una pregunta de seguimiento: es su punto de partida.
2. Pida los campos al asistente. En una conversación nueva, pegue la instrucción 1 de la sección siguiente con sus solicitudes debajo. Edite la tabla que reciba: borre todo campo que no vaya a usar, quédese con unos ocho y sustituya cualquier lista marcada «PREGÚNTEME» o inventada (sedes, modelos, fechas de curso) por la real. Un asistente detecta bien lo que tienen en común diez correos desordenados. Lo que no puede saber es qué hay en su almacén ni quién aprueba qué.
3. Cree el formulario. Empiece un formulario en blanco y póngale el nombre con el que la gente lo buscaría, como «Solicitud de material». En la descripción, indique cuándo usarlo y qué hacer si es urgente. Añada los campos en orden y marque como obligatorios los imprescindibles. Use un menú desplegable o una pregunta de varias opciones (Opción, en Microsoft Forms) siempre que la respuesta salga de una lista fija, una pregunta de fecha para las fechas y, al final, una pregunta abierta opcional para todo lo demás.
4. Conecte la hoja de cálculo y active el aviso por correo con los clics de «Dónde están los ajustes», más abajo. Si algún menú ha cambiado desde octubre de 2026, busque el nombre del ajuste en la ayuda del proveedor.
5. Escriba lo que verá la gente al enviar. Use la instrucción 2 y ponga usted el plazo, para que el mensaje nunca prometa un tiempo de respuesta que no ha acordado.
6. Envíe tres solicitudes inventadas a nombre de Prueba Uno, Prueba Dos y Prueba Tres: una completa, otra solo con los campos obligatorios y otra que no encaje en sus listas, para ver si la opción Otro o el último campo la recogen. Compruebe que hay tres filas con cada respuesta en su columna, que aparece el mensaje de confirmación y que llegan los avisos. Si falta alguno, revise la carpeta de correo no deseado; con Microsoft Forms, dele un día (vea más abajo). Si más adelante los avisos llegan por docenas, un filtro puede llevarlos a una carpeta que usted revise a horas fijas.
7. Comparta el enlace donde empiezan las solicitudes. Elija quién puede responder, copie el enlace y ábralo en una ventana privada del navegador para ver lo que ve alguien de fuera. Añádalo a su firma de correo («Solicitudes de material: [ENLACE]»), al canal de su equipo o a la intranet, y a una respuesta guardada para las solicitudes que sigan llegando por correo (Cinco plantillas de correo hechas con su carpeta de enviados explica cómo guardarla). Las primeras semanas, conteste con ella las solicitudes que lleguen por correo, o páselas usted al formulario, para que todas acaben en la misma hoja.
8. Opcional: añada un mensaje en el chat o una tarea por cada solicitud, como se explica más abajo.

Habrá terminado cuando las tres filas de prueba estén en la hoja y el enlace, en su firma.

Dos instrucciones y una respuesta para copiar

Instrucción 1, para el paso 2:

Debajo encontrará [NÚMERO] solicitudes de [TIPO DE SOLICITUD, por ejemplo «material de oficina»] que recibí, cada una seguida de las preguntas que tuve que hacer antes de poder atenderla. Los datos personales están sustituidos por marcadores.

Estoy creando un formulario para que cada solicitud llegue completa. Propóngame sus campos.

- Base cada campo en estas solicitudes e indique qué solicitud o pregunta de seguimiento habría evitado.
- Haga una tabla: Nombre del campo (con las palabras de quien hace la solicitud) | Tipo (respuesta corta, párrafo, menú desplegable, varias opciones, casillas, fecha o número) | Obligatorio u opcional | Opciones | Motivo
- Use un menú desplegable o varias opciones siempre que mis solicitudes muestren un conjunto fijo de respuestas. Si no puede deducir la lista completa a partir de las solicitudes, escriba «PREGÚNTEME» en lugar de adivinar.
- Diez campos como máximo. Después de la tabla, enumere lo que dejó fuera porque se usaría pocas veces.
- Señale cualquier campo que recoja información personal delicada y proponga cómo prescindir de él.

[PEGUE LAS SOLICITUDES Y LAS PREGUNTAS DE SEGUIMIENTO]

Por ejemplo, los campos ya editados de un formulario inventado para pedir material de oficina:

1. Su nombre: respuesta corta, obligatorio.
2. Departamento: menú desplegable, obligatorio. Administración,
   Operaciones, Ventas, Atención al cliente, Otro.
3. ¿Qué necesita?: menú desplegable, obligatorio. Portátil, Monitor,
   Teclado, Silla, Otro. (Unos escribían «pantalla» y otros «monitor».)
4. ¿Es nuevo o una reposición?: varias opciones, obligatorio.
   Nueva incorporación, Reposición, Adicional.
   (Una reposición implica recoger el equipo viejo.)
5. Fecha en que lo necesita: fecha, obligatorio.
   («Lo antes posible» no me decía nada.)
6. Aprobado por: respuesta corta, obligatorio.
   (La pregunta que más veces tuve que enviar.)
7. ¿Algo más?: párrafo, opcional.

Instrucción 2, para el paso 5:

Redacte el mensaje que verá la gente al enviar mi formulario de [TIPO DE SOLICITUD]: menos de 60 palabras, claro y cordial, tratando de usted.

Debe decir:
- que la solicitud ha llegado y que no hace falta enviar también un correo
- qué pasará ahora: [LO QUE USTED HACE] en un plazo de [UN PLAZO QUE PUEDA CUMPLIR]
- qué hacer si es urgente: [CONTACTO]

No añada promesas, plazos ni normas que no estén en esta lista.

La respuesta guardada para el paso 7, sin asistente:

Gracias, [NOMBRE]. Para ponerlo en marcha, complete por favor el formulario [NOMBRE DEL FORMULARIO]: [ENLACE]
Así me llega todo lo necesario de una vez y nada queda pendiente de otra pregunta.

Dónde están los ajustes (comprobado en octubre de 2026)

Los nombres son los de la ayuda de cada proveedor en español. Si su programa está en otro idioma o algo no coincide, guíese por esa página de ayuda.

Formularios de Google

• Hoja de cálculo: en la parte superior del formulario, haga clic en Respuestas y, arriba a la derecha, en Vincular con Hojas de cálculo.
• Aviso por correo: Respuestas, Más (los tres puntos) y Recibir notificaciones por correo electrónico de respuestas nuevas.
• Mensaje de confirmación: Configuración, la flecha junto a Presentación, Editar junto a Mensaje de confirmación y Guardar.
• Correo de quien solicita y copia de su respuesta: Configuración, la flecha junto a Respuestas, Recopilar direcciones de correo electrónico (Verificadas, o Entrada del encuestado/a para que la escriban) y, en Enviar a los encuestados una copia de su respuesta, elija Siempre.
• Quién puede responder: Publicar, Gestionar y, en Acceso general, elija entre cualquier persona que tenga el enlace o un público más restringido. Una vez publicado, haga clic en Publicado y en Copiar enlace de encuestado/a.
• Plazas limitadas: para una inscripción con cupo, haga clic en Publicado y en Definir fecha de cierre o límite de respuestas.

Microsoft Forms

• Hoja de cálculo: en la pestaña Respuestas, seleccione Abrir resultados en Excel. Forms guarda en OneDrive (en SharePoint, si es un formulario de grupo) un libro conectado al formulario y lo abre en Excel para la Web. Las respuestas nuevas aparecen cada vez que vuelve a seleccionar Abrir resultados en Excel o vuelve a abrir el libro.
• Aviso por correo: Configuración (o los tres puntos, llamados Más configuraciones de formulario) y, en Recibos de respuesta, la opción de recibir una notificación por correo electrónico de cada respuesta. Microsoft aconseja no desactivarla enseguida, porque el primer aviso puede tardar un día.
• Mensaje tras el envío: Configuración y Personalizar el mensaje de agradecimiento.
• Quién puede responder: Recopilar respuestas, Cualquiera puede responder o Solo las personas de mi organización pueden responder (la segunda requiere una cuenta profesional o educativa), y copie el enlace.

Un mensaje o una tarea por cada solicitud (opcional)

A la mayoría le bastan los avisos por correo. Cuando un equipo comparte las solicitudes, un mensaje en el chat o una tarea por cada una hace que todos trabajen con la misma lista. Hay dos caminos sin programar, comprobados en octubre de 2026:

• Zapier, para Formularios de Google. Un Zap con el desencadenador New Form Response (respuesta nueva en el formulario) y una acción que publica un mensaje o crea una tarea. El plan gratuito permite justo eso, un desencadenador y una acción por Zap, con 100 tareas al mes: cada acción completada con éxito es una tarea, y los desencadenadores no cuentan. Las aplicaciones premium exigen un plan de pago, y los Zaps gratuitos que consultan si hay datos nuevos lo hacen cada 15 minutos.
• Power Automate, para Microsoft Forms, con una cuenta profesional o educativa. Estas cuentas incluyen sin coste las funciones básicas de Power Automate, limitadas a los conectores estándar, y los de Forms y Teams lo son. El flujo empieza con «Cuando se envía una nueva respuesta», sigue con «Obtención de detalles de la respuesta» y termina con la acción de su aplicación, como «Publicar mensaje en un chat o canal» en Teams.

En el trabajo, puede que su departamento de informática decida qué aplicaciones se pueden conectar; pregunte antes de crear cualquiera de los dos.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

Demasiados campos, y la gente sigue escribiendo correos

Cronométrese mientras completa el formulario. Si tarda más que en escribir el correo, la gente escribirá el correo. Quite primero los campos opcionales y después cualquier campo obligatorio que sus diez solicitudes no necesitaron.

Texto libre donde hacía falta una lista

«Portátil», «portatil», «laptop» y «notebook» quieren decir lo mismo, y un recuento ve cuatro respuestas distintas. Cualquier columna que quiera contar o filtrar necesita un menú desplegable o varias opciones, con una opción Otro. Si una hoja antigua ya tiene este problema, Limpie una lista de contactos desordenada con fórmulas explica el método.

El público equivocado

Un formulario limitado a su organización deja fuera a clientes, familias y voluntarios; uno abierto a cualquiera que tenga el enlace sirve para cualquier persona a quien se lo reenvíen. La prueba de la ventana privada del paso 7 le muestra cuál de los dos tiene.

Preguntas cambiadas cuando ya hay respuestas

Cada pregunta es una columna de la hoja. Si cambia la redacción de una cuando ya hay respuestas, las antiguas pueden quedar bajo un encabezado que ya no les corresponde. Termine las pruebas antes de compartir el enlace. A partir de ahí, añada las preguntas nuevas al final, no convierta una pregunta en otra distinta y guarde sus fórmulas y notas en otra pestaña.

Para seguir

Si junto a las solicitudes siguen llegando las mismas dudas («¿Qué modelos puedo elegir?»), Una página de preguntas frecuentes hecha con las preguntas que responde cada semana las reúne en una página que puede enlazar desde la descripción del formulario.

Dentro de un mes, la hoja tendrá un mes de solicitudes con la misma forma, y Un resumen mensual que se prepara una vez y se actualiza cada mes la convierte en una tabla dinámica que las cuenta por tipo y departamento. Cuente las preguntas de seguimiento de este mes como hizo en el paso 1 y ponga las dos cifras una junto a otra: esa es su propia medida de lo que cambió el formulario.