Limpie una lista de contactos desordenada con fórmulas que le escribe el asistente

Toda lista que pasa por varias manos acaba igual: nombres en mayúsculas, «ana ruiz » con un espacio al final, la misma persona dos veces porque su correo se escribió de dos maneras, teléfonos en cinco formatos. Puede ser la exportación de inscritos a un evento, una lista de voluntarios o de donantes, el listado del personal, la lista de un curso o el archivo de clientes. A mano, supone repetir las mismas pocas correcciones en 400 filas, y a la vista cansada se le escapa la fila 312.

Una hoja de cálculo aplica una misma corrección a todas las filas de una vez, y escribir fórmulas es algo que los asistentes de IA hacen bien. Lo que hacen mal es copiar cientos de filas con fidelidad: si le pide la lista entera ya limpia, el asistente puede saltarse, fusionar o reescribir filas sin avisar. Por eso el asistente nunca ve su lista: recibe los encabezados y cinco filas que usted inventa, escribe las fórmulas, y la hoja de cálculo hace el resto. Si la lista tiene 20 filas, olvídese de todo esto y corríjala a mano.

Al terminar tendrá una lista de contactos con datos limpios, preparada para una combinación de correspondencia o una importación, y una pestaña Receta para que la limpieza del mes que viene sea una repetición rápida. Reserve alrededor de una hora y apunte cuándo empieza.

Qué podrá hacer

• Terminar hoy con una lista de contactos limpia, con un solo formato por columna y cada persona una sola vez.
• Obtener fórmulas que funcionan en Excel o Google Sheets, con los nombres de función de su idioma, a partir de cinco filas inventadas.
• Repetir la limpieza con la próxima exportación gracias a la pestaña Receta, y comparar el tiempo con el de hoy.

Qué necesita

• Excel (Microsoft 365, una versión de escritorio reciente o Excel para la Web) o Google Sheets.
• Un asistente de chat como Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot; basta con una cuenta gratuita.
• Una lista desordenada. Para practicar primero, genere una con la instrucción 1 de más abajo. Con una lista real, el asistente solo ve sus encabezados y cinco filas inventadas; Antes de subir un documento de un cliente explica por qué los datos reales de sus contactos se quedan fuera del chat.

Pasos

1. Deje intacto el original. Llame Original a la pestaña de la lista. Seleccione todo (el recuadro entre la A y el 1), cópielo y péguelo en la celda A1 de una pestaña nueva llamada Trabajo. Anote el número de la última fila con datos.

2. Deje que trabajen primero las herramientas que ya trae su programa (nombres de menú comprobados en octubre de 2026):

   • Espacios sobrantes: en Google Sheets, seleccione los datos y elija Datos > Limpieza de datos > Recortar espacios en blanco. En Excel, esto se resuelve con una fórmula en el paso 5.
   • Dos datos en una celda con un separador fiable, como «Ruiz, Ana»: Datos > Dividir texto en columnas en Google Sheets, Datos > Texto en columnas en Excel de escritorio (Datos > Dividir texto en columnas en Excel para la Web). Deje vacías las columnas de la derecha, porque la división escribe encima.
   • Un patrón que pueda mostrar con ejemplos, como sacar el nombre de pila de un nombre completo: en Excel, escriba la primera respuesta o las dos primeras en la columna siguiente y elija Datos > Relleno rápido o pulse Ctrl+E (también en Excel para la Web). En Google Sheets, escriba unos cuantos ejemplos y pulse Ctrl+Mayús+Y (⌘+Mayús+Y en Mac) para usar SmartFill. Los dos deducen la regla y a veces fallan, así que revise los nombres compuestos.
   • Los duplicados esperan al paso 7: un correo con un espacio de más no coincide con su gemelo hasta que está limpio.

3. Anote lo que queda e invente cinco filas que lo muestren. Active un filtro (Datos > Filtro en Excel, Datos > Crear un filtro en Google Sheets) y abra la lista de valores de cada columna, donde las variantes aparecen juntas. Marque lo que encuentre en la lista de comprobación de más abajo. Después invente cinco filas con los mismos problemas y la misma forma (un nombre en mayúsculas sigue en mayúsculas) y ponga entre comillas las celdas con espacios de más.

4. Pida las fórmulas. Complete la instrucción 2 y péguela en una conversación nueva. Rellene con cuidado la primera línea: Excel traduce los nombres de las funciones al idioma de su interfaz (TRIM es ESPACIOS) y, según la configuración regional, separa los argumentos con comas o con punto y coma; cualquier fórmula que ya funcione en sus archivos le dice cuál. En Google Sheets, mire en Archivo > Configuración si está marcada la casilla «Usar siempre nombres de función en inglés».

5. Dé a cada fórmula su propia columna auxiliar. En Trabajo, deje una columna vacía después de sus datos, escriba cada fórmula en la fila 2 de su propia columna, bajo un encabezado como «Correo (limpio)», y cópiela hacia abajo hasta la última fila. El ejemplo resuelto muestra una buena respuesta.

6. Compruebe antes de fiarse.

   • La última fila de Trabajo sigue coincidiendo con el número que anotó.
   • Filtre cada columna limpia por celdas vacías: en esas filas, la celda original también debe estar vacía.
   • Compare con Original diez filas repartidas de arriba abajo, más cada tipo de valor que, según el asistente, sus fórmulas podían resolver mal.
   • Filtre por «Revisar» la columna de nombres cambiados y lea esos nombres: son los únicos que tocó la regla de las mayúsculas y, por tanto, los únicos que pudo estropear. Escriba la forma correcta encima de cualquiera que esté mal.
   • Filtre por valores mayores que 1 la columna que cuenta las veces que aparece cada correo, y ordene por correo. Si una copia tiene algo que a la otra le falta, como el teléfono, añádalo en las columnas originales de la otra para que las dos filas queden completas. Cuente las copias sobrantes, una por pareja.

7. Fije los resultados y quite los duplicados. Copie las columnas limpias, más las que no necesitaban limpieza, y péguelas como valores en una pestaña nueva llamada Limpia, en el orden que pida su importación: Inicio > Pegar > Valores en Excel (Pegar valores en Excel para la Web), Ctrl+Mayús+V en Google Sheets (⌘+Mayús+V en Mac). Pase a una pestaña aparte las filas sin correo, porque una limpieza por correo no puede distinguir a esas personas entre sí. Después quite los duplicados solo por la columna del correo (Datos > Quitar duplicados en Excel; en Google Sheets, la opción para eliminar duplicados del submenú de limpieza de datos), indicando que los datos tienen encabezados. El número de filas debe bajar exactamente en las copias sobrantes que contó.

8. Guarde la receta y pare el reloj. En una pestaña llamada Receta, anote las herramientas que usó y, después, una fila por cada columna auxiliar: su encabezado, la fórmula con un apóstrofo delante para que se quede como texto, y qué revisar a mano. Exporte la pestaña Limpia en el formato que pida su combinación de correspondencia o su importación, y anote la hora. Si su Excel usa punto y coma en las fórmulas, el CSV también puede salir separado así: compruebe que la herramienta de destino lo acepta. El mes que viene, en una copia de este archivo, ponga la nueva exportación en Original y en Trabajo, repita la receta y compare los dos tiempos.

Dos instrucciones y una lista de comprobación para copiar

Instrucción 1, una lista para practicar:

Prepare una lista de contactos para practicar, con 30 personas inventadas y estas columnas: Nombre completo, Correo, Teléfono y Organización. Desordénela como suelen estar las listas reales:
- nombres en MAYÚSCULAS, en minúsculas y con espacios de más delante, detrás o entre palabras
- nombres compuestos (María José, Juan Carlos), dos apellidos y apellidos con «de», «del» o «de la»
- correos con mayúsculas, y tres personas que aparecen dos veces con el correo escrito con distintas mayúsculas
- teléfonos en al menos cinco formatos (espacios, guiones, puntos, paréntesis, prefijo de país), y algunos que empiezan por 0
- dos filas sin correo
Use nombres y organizaciones inventados, correos terminados en example.com o example.org y teléfonos que contengan 555. Deme solo una tabla que pueda copiar en una hoja de cálculo.

Péguela en la celda A1 de una hoja nueva. Si todo cae en una sola columna, pídala como texto separado por comas y divídala con las herramientas del paso 2. Si algún teléfono perdió el 0 inicial por el camino, acaba de ver en directo el problema de los ceros iniciales que desaparecen.

Instrucción 2, las fórmulas:

Estoy limpiando una lista de contactos en [Excel para Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel para la Web / Google Sheets]. La interfaz está en [idioma] y mis fórmulas separan los argumentos con [comas / punto y coma].

La lista está en una pestaña llamada «Trabajo», con encabezados en la fila 1 y datos en las filas 2 a [última fila]:
A: [encabezado]
B: [encabezado]
C: [encabezado]
D: [encabezado]

Cinco filas inventadas con los mismos problemas que mis datos reales (las comillas muestran los espacios de más):
[sus cinco filas]

Lo que necesito corregir:
[los problemas que marcó, con sus palabras]

Para cada corrección, deme una fórmula para la fila 2 que pueda poner en una columna auxiliar, a partir de la columna [letra], y copiar hacia abajo. Reglas:
- Solo funciones que existan en mi programa y mi versión, con los nombres de función del idioma de mi interfaz.
- Leer de las columnas originales, sin sobrescribirlas nunca.
- Dejar la celda vacía cuando la celda de origen esté vacía.
- Cambiar solo lo que cubre la regla. Cambiar las mayúsculas de un nombre solo si está escrito entero en mayúsculas o entero en minúsculas.
Añada también una columna que cuente cuántas veces aparece cada correo limpio y otra que marque cada nombre que haya cambiado la regla de las mayúsculas.
Después dígame qué tipos de valores resolvería mal cada fórmula, para revisar esas filas a mano. Si algo de mis datos no está claro, pregúnteme antes.

La lista de comprobación:

[ ] Espacios delante, detrás o duplicados dentro de una celda
[ ] Espacios que ESPACIOS no quita (texto copiado de páginas web o correos)
[ ] Nombres enteros en mayúsculas o en minúsculas
[ ] Nombre completo en una celda, cuando la importación pide nombre y apellidos por separado
[ ] Correos con mayúsculas o con un espacio suelto
[ ] La misma persona más de una vez
[ ] Teléfonos en varios formatos, algunos con prefijo de país
[ ] Teléfonos que perdieron un 0 inicial
[ ] Filas con nombre y sin correo, y filas vacías

Un ejemplo resuelto

Cinco filas inventadas de una lista de voluntarios, en las columnas A a D:

Nombre completo | Correo | Teléfono | Organización
"  ana ruiz" | "Ana.Ruiz@example.com " | (555) 010-4417 | Biblioteca Norte
"KEVIN MCDONALD" | kevin.mcdonald@example.org | 555.010.2290 | Puerto Tec
"Lucía de la Cruz" | LDELACRUZ@EXAMPLE.COM | +52 555 010 7765 | Banco de Alimentos Lago Azul
"Ana Ruiz" | ana.ruiz@example.com | 5550104417 | Biblioteca Norte
"Tomás  Becker" | tomas.becker@example.net | 555-010-3381 | Becker e Hijos

Para Excel en español con punto y coma, una buena respuesta se parece a esta. Si usa Google Sheets o separa los argumentos con comas, pida la versión para su caso con la instrucción 2.

F  Nombre, espacios   =ESPACIOS(SUSTITUIR(A2;UNICAR(160);" "))
G  Nombre (limpio)    =SI(O(IGUAL(F2;MAYUSC(F2));IGUAL(F2;MINUSC(F2)));NOMPROPIO(F2);F2)
H  Correo (limpio)    =MINUSC(ESPACIOS(SUSTITUIR(B2;UNICAR(160);" ")))
I  Teléfono (dígitos) =SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(SUSTITUIR(C2;" ";"");"-";"");".";"");"(";"");")";"")
J  Veces que aparece  =SI(H2="";"";CONTAR.SI(H:H;H2))
K  Nombre cambiado    =SI(IGUAL(F2;G2);"";"Revisar")

En estas filas:

• F convierte los espacios de no separación (el carácter 160), que no se ven, en espacios normales antes de que ESPACIOS quite los sobrantes.
• G cambia las mayúsculas solo cuando el nombre está entero en mayúsculas o en minúsculas: «Lucía de la Cruz» queda como estaba, y «KEVIN MCDONALD» pasa a «Kevin Mcdonald», que es incorrecto y se corrige a mano en el paso 6.
• H deja las filas 1 y 4 con el mismo ana.ruiz@example.com, así que J muestra 2 en ambas. K marca las filas 1 y 2 para revisarlas.
• I conserva el +52 de Lucía, de modo que la columna sigue mezclando dos formas. Elija una regla (por ejemplo, «todo número sin + es de México») y pida una fórmula que añada el prefijo.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

Fórmulas para otro programa, versión o idioma

Un error #¿NOMBRE? suele indicar una función que su programa no tiene o que en su idioma se llama de otro modo; una fórmula que Excel rechaza sin más suele llevar el separador equivocado. DIVIDIRTEXTO (TEXTSPLIT), por ejemplo, existe en Excel para Microsoft 365 y Excel 2024, pero no en Excel 2021, y Google Sheets tiene en su lugar otra función, SPLIT. Pegue en el chat la fórmula y el mensaje de error exacto, y pida una versión que funcione en su programa.

Nombres que NOMPROPIO estropea

NOMPROPIO pone en mayúscula la primera letra de cada palabra y pasa el resto a minúsculas, así que «lucía de la cruz» queda «Lucía De La Cruz». Por eso el paso 6 le pide leer cada nombre que cambió la regla, con atención a partículas como de, del, de la o van der y a prefijos como Mc. Ninguna fórmula sabe cómo escribe cada familia su apellido; esa parte le toca a usted.

Espacios invisibles y duplicados escondidos

El texto copiado de páginas web y correos puede traer espacios de no separación, que la función ESPACIOS (TRIM) no elimina en ninguno de los dos programas, como tampoco lo hace el comando Recortar espacios en blanco de Google Sheets. Por su culpa, un correo que parece correcto no coincide con su gemelo. =LARGO(B2) los delata al contar más caracteres de los que se ven; el SUSTITUIR con UNICAR(160) del ejemplo los corrige. Ninguna fórmula detecta a quien se inscribió con dos direcciones distintas, así que, si eso importa, ordene por el nombre limpio y revíselo.

Ceros iniciales que desaparecen

Una hoja de cálculo lee 02014455 como un número y quita el 0 cuando lo escribe, lo pega o lo importa. Dé formato de texto a la columna del teléfono antes de que entren los datos: en Excel, Formato de celdas (Ctrl+1 en Windows), pestaña Número, Texto; en Google Sheets, el formato de texto que encontrará en Formato > Número. Eso no recupera los ceros ya perdidos, así que tome esos números de la exportación original en lugar de adivinarlos.

Para seguir

Su pestaña Limpia ya puede ir a la combinación de correspondencia, y el mes que viene partirá de la receta en lugar de empezar de cero. A partir de aquí:

• Describa con sus palabras la fórmula que necesita lleva el mismo método de describir y probar a búsquedas, facturas vencidas y recuentos. Elija el siguiente paso de su hoja que todavía hace a mano.
• Con cada persona una sola vez, una tabla dinámica puede contar las inscripciones por organización o por evento; Un resumen mensual que se prepara una vez y se actualiza cada mes le enseña a montarla.
• Si la próxima lista empieza como un montón de formularios en PDF, De una pila de PDF a una hoja de cálculo revisada los convierte en filas como estas sin teclear nada.
• Y para que la próxima lista llegue limpia, Un formulario que ordena las solicitudes en una hoja de cálculo recoge las inscripciones con campos separados y listas desplegables, una respuesta por columna.