Cientos de comentarios abiertos clasificados por temas, con un recuento hecho por usted

Evaluaciones de cursos, opiniones de clientes, encuestas al personal, formularios de eventos: las preguntas de opción múltiple acaban en un gráfico ordenado, y las respuestas abiertas se leen por encima una vez y se resumen a ojo. «En general, positivas; alguna queja sobre la sala.» Luego alguien pregunta cuántas personas se quejaron, y nadie lo sabe.

Reparta el trabajo: el asistente lee y clasifica, que es lo que hace bien, y la hoja de cálculo cuenta, que es lo que el asistente hace mal. Al terminar el día tendrá una tabla de una página con cada tema, cuántas personas lo mencionaron y una cita que alguien escribió de verdad, lista para una diapositiva o un informe. Cuando vuelva a llegar la misma encuesta, reutilizará los temas y las instrucciones y empezará a mitad de camino.

Por qué «resuma estos comentarios» es la petición equivocada

Pida un resumen de 300 comentarios y recibirá un texto que se lee bien y tiene tres puntos débiles. Las cifras son conjeturas: los modelos de lenguaje cuentan mal en listas largas, y si pregunta dos veces puede recibir dos números distintos. Los grupos pequeños desaparecen: las cuatro personas que no podían leer las diapositivas acaban dentro de «algunos problemas de organización», aunque quizá sean su hallazgo más útil. Y las «citas representativas» suelen ser versiones pulidas de lo que alguien escribió, o frases que nadie escribió.

Así que cambie el encargo. Pida una etiqueta por comentario, ligada a un número, y cuente usted las etiquetas. Con 30 comentarios no hace falta nada de esto: cuéntelos a mano. El método compensa cuando hay más comentarios de los que leería con atención de una sentada.

Un número para cada comentario

Cree una pestaña llamada Comentarios, con los encabezados en la fila 1, un número de identificación (ID) en la columna A y el comentario en la columna B. Si las respuestas vienen de un formulario, tiene casi todo hecho: en Formularios de Google, abra Respuestas, luego Resumen, el menú Más y Seleccionar destino de las respuestas; en Microsoft Forms, abra Ver respuestas y Abrir resultados en Excel (ambos comprobados en octubre de 2026). Copie la columna de comentarios en la columna B. Para numerar, escriba 1 en A2 y 2 en A3, seleccione las dos celdas y arrastre hacia abajo el controlador de relleno (el cuadradito de la esquina) hasta el último comentario.

Para practicar antes, pida a cualquier asistente un conjunto inventado con una queja pequeña sembrada a propósito; así verá después si el método la conserva:

Escriba 60 comentarios inventados de la evaluación de un taller de un día sobre hojas de cálculo. Que sean variados: de una palabra a cuatro frases, con alguna falta de ortografía, sobre temas como el instructor, el ritmo, los ejercicios, el material y la sala. Incluya algunos que mezclen dos temas, unos cuantos irónicos y dos que solo digan «nada». Reparta por la lista exactamente cuatro que digan que las diapositivas no se leían desde el fondo.

Devuelva solo una tabla con dos columnas: ID (del 1 al 60) y Comentario.

Si trabaja con comentarios reales, quite los nombres y cualquier otro dato que identifique a una persona antes de pegarlos; Antes de subir un documento de un cliente reúne lo que conviene comprobar sobre la herramienta.

Busque los temas en una muestra

Copie unos 40 comentarios de distintas partes de la lista, con su ID, en una conversación nueva:

A continuación hay 40 comentarios abiertos de [una evaluación de curso / una encuesta a clientes / una encuesta al personal], cada uno con su ID.

Proponga entre 8 y 12 temas que, en conjunto, los cubran todos. Para cada tema, indique un nombre corto, una definición de una frase que diga qué entra en él y qué no, y el ID de dos comentarios que encajen.

Mantenga un tema aparte aunque solo lo mencionen dos o tres comentarios. No fusione temas pequeños con otros más grandes. No cuente nada.

[pegue aquí los comentarios]

Después haga la parte que solo usted puede hacer. Fusione los temas que se solapan («Ritmo» y «Demasiado contenido» suelen ser la misma queja), divida los demasiado amplios («Organización» puede esconder la sala, los horarios y la inscripción), cambie los nombres por los que usa su equipo, añada cualquier tema que sepa que importa y añada Otros. Todo el recuento depende de estas definiciones, así que dedíqueles diez minutos con calma. Guarde la lista final con sus definiciones en una nota y escriba solo los nombres en una pestaña llamada Temas: el encabezado Tema en A1 y un nombre por fila debajo, Otros incluido.

Una etiqueta para cada comentario

En una conversación nueva, pegue la lista de temas y envíe los comentarios en tandas de 50:

Estos son mis temas, con sus definiciones:
[pegue aquí los temas]

Etiquete cada comentario de abajo. Devuelva una tabla con estas columnas:
ID | Tema | Tono | Cita

- Tema: exactamente un nombre de mi lista, u Otros. No invente temas.
- Tono: positivo, negativo, mixto o neutro.
- Cita: hasta 12 palabras copiadas tal cual del comentario, faltas incluidas.
- Una fila por comentario, en el mismo orden, sin saltarse ni fusionar ninguno.
- Después de la tabla, indique el primer y el último ID y el número de filas.

[pegue aquí los comentarios del 1 al 50]

En las listas largas es donde se pierden o se funden filas, y el recuento del final le permite revisar una tanda de 50 de un vistazo. Para la siguiente, escriba «Mismas instrucciones, siguiente tanda:» y pegue los comentarios del 51 al 100. Pegue cada tabla en una pestaña llamada Etiquetas, una debajo de otra.

El recuento, en la hoja de cálculo

En la pestaña Comentarios, escriba los encabezados Tema, Tono y Cita de C1 a E1, y traiga cada etiqueta junto a su comentario. En C2, y luego copiada hacia abajo:

=BUSCARX(A2;Etiquetas!A:A;Etiquetas!B:B;"falta")

Para el tono, en la columna D, cambie Etiquetas!B:B por Etiquetas!C:C; para la cita, en la columna E, por Etiquetas!D:D. «Falta» señala un comentario que el asistente se saltó. BUSCARX funciona en Excel para Microsoft 365, Excel 2021 y posteriores y Excel para la Web. Google Sheets también la tiene, pero con su nombre en inglés, XLOOKUP, aunque las demás funciones aparezcan en español. En Excel 2016 o 2019, use =BUSCARV(A2;Etiquetas!A:D;2;FALSO) y cambie el 2 por 3 para el tono y por 4 para la cita.

Las fórmulas de este artículo usan los nombres de Excel en español y el punto y coma. Según la configuración regional de su equipo, su hoja de cálculo puede pedir comas; en ese caso, cambie cada punto y coma por una coma. En Google Sheets, si tiene marcada la casilla «Usar siempre nombres de función en inglés» (Archivo > Configuración), escriba las funciones en inglés: XLOOKUP, COUNTIF, COUNTIFS, ISNUMBER, SEARCH y RAND.

Ahora, el recuento. En la pestaña Temas, escriba los encabezados Comentarios, Positivos y Negativos de B1 a D1. Ponga estas tres fórmulas en B2, C2 y D2, una por celda, y cópielas hacia abajo:

=CONTAR.SI(Comentarios!C:C;A2)
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Comentarios!C:C;A2;Comentarios!D:D;"positivo")
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Comentarios!C:C;A2;Comentarios!D:D;"negativo")

Sume la columna B. El total debe coincidir con el número de comentarios. Si se queda corto, busque en la columna Tema de la pestaña Comentarios los «falta», los temas mal escritos o los que el asistente se inventó, y corrija esas celdas a mano. Si una fórmula se resiste, descríbala con sus palabras y deje que el asistente la escriba.

Compruebe antes de creérselo

1. Cada cita. En F2 de la pestaña Comentarios, escriba =ESNUMERO(HALLAR(E2;B2)) y cópiela hacia abajo. FALSO significa que la cita no aparece tal cual en el comentario: el asistente la retocó, así que copie las palabras reales de la columna B.
2. Todo lo que cayó en Otros. Léalo entero. Cinco comentarios ahí sobre lo mismo indican que falta un tema.
3. Veinte filas al azar. Escriba =ALEATORIO() en la columna G, ordene por ella y lea los 20 primeros comentarios junto a sus etiquetas. Si varias fallan del mismo modo, afine esa definición y vuelva a etiquetar la tanda. Vigile el tono: «Genial, otra vez a empezar a las 8 de la mañana» puede volver como positivo.

Si practica con el conjunto inventado, busque «diapositivas» en la columna B para encontrar los cuatro comentarios sembrados. Deberían compartir tema; si están dispersos o en Otros, precise las definiciones de los temas y vuelva a etiquetar.

La tabla de una página

Ordene la pestaña Temas por la columna Comentarios, de mayor a menor, y añada en la columna E una cita comprobada por tema. Por ejemplo, con el conjunto inventado del taller:

Tema	Comentarios	Positivos	Negativos	Cita
Instructor	14	12	1	«explica las fórmulas como una persona normal»
Ritmo	11	2	8	«me perdí después del descanso»
Ejercicios	10	7	2	«el ejercicio del presupuesto fue lo más útil»
Sala	9	3	5	«a las 3 de la tarde nos estábamos congelando»
Material	7	4	2	«la hoja de atajos me la quedo»
Diapositivas ilegibles	4	0	4	«desde el fondo no se leía nada»
Otros	5	1	1	«nada»

Los comentarios mixtos y neutros completan cada fila, y el recuento suma 60.

Pruébelo hoy

Elija un conjunto de respuestas abiertas: su última encuesta al personal, los formularios de opinión de un evento reciente, el campo de comentarios de una encuesta a clientes o el conjunto de práctica de arriba. Resérvese una hora y apunte cuándo empieza. Habrá terminado cuando tenga una página con sus temas, un recuento que sume el total y una cita comprobada por tema, pegada donde vaya a presentar los resultados. Guarde la lista de temas y las dos instrucciones junto al archivo: la próxima vez empezará directamente por el etiquetado y podrá comparar su tiempo con el de hoy.

Cómo seguir

Después toca contar a otros lo que encontró. Escriba el titular de cada diapositiva antes de diseñar ninguna convierte cada fila en un titular que enuncia el hallazgo, como «Cuatro personas no podían leer las diapositivas desde el fondo». Si la encuesta se repite cada mes, un resumen mensual que se prepara una vez y se actualiza cada mes deja montado el recuento, y el mes siguiente solo tendrá que pegar los comentarios recién etiquetados. Y si usted enseña, los temas muestran dónde le costó más al grupo, y diez buenas preguntas a partir de su propio material los convierte en un cuestionario para el grupo siguiente.