Prepare una ficha de una página antes de reunirse con alguien nuevo

Prepararse para una primera reunión con un posible cliente, un proveedor, un financiador o una institución con la que va a colaborar suele acabar de una de dos maneras. O pasa una hora saltando de la web de la organización a noticias antiguas y a un perfil que quizá sea de la persona correcta, o llega sin preparar y dedica los primeros minutos a preguntar a qué se dedican. Un asistente que busca en la web reúne los datos públicos en pocos minutos. Si nadie le pone reglas, también mezcla el equipo directivo del año pasado, una empresa con un nombre parecido y un cargo que nadie ha ocupado nunca.

Este tutorial le da al asistente un formato fijo de una página y unas reglas claras: un enlace detrás de cada dato y «no encontrado» donde no encuentre nada. Usted abre cada enlace, tacha lo que no se sostiene y dedica el resto de la preparación a decidir qué preguntar. Sirve a un ejecutivo de ventas antes de una primera llamada, a una responsable de recaudación de fondos que se reúne con una fundación, a un reclutador que conoce a un cliente nuevo, a una compradora antes de la presentación de un proveedor o a un funcionario que recibe a una asociación vecinal. Los pasos son los mismos en Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot.

Al terminar tendrá la ficha previa de su próxima reunión, de una página, con cada dato comprobado en una fuente que usted mismo abrió y cinco preguntas listas, además de la plantilla y las instrucciones guardadas para la reunión siguiente.

Qué podrá hacer

• Terminar una ficha de una página sobre la organización y la persona con la que se reúne, con un formato fijo y un enlace detrás de cada dato.
• Revisar cada afirmación de una sola pasada y tachar lo que la fuente no respalda, incluidos los cargos desactualizados y las organizaciones con nombres parecidos.
• Llegar con preguntas que la web de la organización no responde y una respuesta preparada para las objeciones que probablemente le planteen.
• Empezar la próxima ficha con la plantilla y las instrucciones ya guardadas, y con el tiempo de esta anotado para comparar.

Qué necesita

• Un asistente con la búsqueda web activada. En los cuatro siguientes basta con una cuenta gratuita (comprobado en octubre de 2026; si la aplicación está en inglés, los menús aparecerán en inglés):
  • Claude: haga clic en el botón «+» de la esquina inferior izquierda de la ventana de chat y elija «Búsqueda web». En la experiencia más reciente de Claude no hay interruptor: Claude busca cuando le resulta útil.
  • ChatGPT: busca por su cuenta cuando una pregunta necesita información actual. Para asegurarse, elija «Ver todas las herramientas» y después «Buscar», o escriba / en el cuadro de mensaje y elija «Buscar».
  • Gemini: puede usar la Búsqueda de Google, y las respuestas que citan fuentes muestran un botón «Fuentes» debajo de la respuesta o dentro de ella.
  • Copilot, con una cuenta personal de Microsoft: antes de enviar, haga clic en «Respuesta rápida», debajo de lo que ha escrito, y elija «Buscar».
• El nombre de la persona, el de su organización y la web oficial de esta.
• Un documento para la ficha y unos 45 minutos para la primera.

Si no tiene ninguna reunión nueva a la vista, practique con una organización pública grande, como la empresa de transporte de su ciudad, y con su director general como la persona con la que se «reúne».

Pasos

1. Escriba en una línea el propósito de la reunión. Que sea el resultado que busca: «Saber si nuestro programa de lectura extraescolar encaja en sus convocatorias de educación de 2027», y no «llamada de presentación». El asistente usa esa línea para juzgar qué es relevante, y de ella salen sus preguntas.

2. Ejecute la instrucción de búsqueda. Busque usted primero la web oficial de la organización: la dirección que escriba en la instrucción es lo que mantiene al asistente lejos de las organizaciones de nombre parecido. Inicie una conversación nueva con la búsqueda activada, rellene los corchetes de la instrucción de búsqueda (más abajo), pegue la plantilla donde se indica y envíela. Si la respuesta no trae ningún enlace, el asistente no buscó: active la búsqueda y vuelva a enviarla.

3. Abra cada enlace. Copie la respuesta en su documento. Para cada dato, abra su enlace, busque en la página una palabra clave (Ctrl+F, o Cmd+F en Mac) y compruebe que dice lo mismo que la ficha. Marque el dato como «Confirmado», o táchelo si el enlace no funciona, lleva a otra parte o no lo respalda. Deje cada «no encontrado» donde está, porque cada uno es una pregunta para la reunión.

4. Revise las fechas. Marque como «Antiguo» todo dato cuya fuente tenga más de un año. Los cargos cambian más deprisa que las páginas que los mencionan, así que confirme el cargo actual de la persona en la web de la propia organización o en un comunicado de prensa reciente. Si no lo consigue, pregúntelo en la reunión: «Tengo entendido que usted lleva las convocatorias de educación. ¿Sigue siendo así?».

5. Añada lo que ya sabe. Rellene a mano el apartado 5: cómo surgió la reunión, los correos anteriores y lo que le han pedido. Si lo escribe directamente en su documento, sus notas internas se quedan fuera del chat; si quiere que el asistente trabaje con ellas, lea antes Antes de subir un documento de un cliente.

6. Pida preguntas y objeciones. Pegue en la misma conversación los apartados 1 a 4 ya corregidos, añada del apartado 5 lo que esté dispuesto a compartir y después pegue la instrucción de preguntas. Quédese con las preguntas que de verdad haría y escriba las respuestas con sus propias palabras, porque será usted quien las diga.

7. Déjela en una página y guarde la plantilla. Quite todo lo que no volvería a leer en los cinco minutos previos a la reunión. Guarde la plantilla vacía y las dos instrucciones en una nota llamada «Ficha de reunión», o déjelas dentro del asistente con Configure su asistente de IA una sola vez. Anote cuánto tardó en preparar esta ficha, para que la próxima tenga una cifra que mejorar.

La plantilla y dos instrucciones

La plantilla de la ficha:

Ficha de reunión
Reunión: [nombre, cargo, organización] | [fecha, hora, formato]
Propósito: [una línea: con qué quiero salir de la reunión]

1. La organización
   A qué se dedica, para quién, dónde, tamaño aproximado. Hasta 4 líneas.
2. Noticias recientes (últimos 12 meses)
   Hasta 3, cada una con su fecha.
3. La persona
   Cargo actual y desde cuándo, de qué se ocupa, y lo que haya dicho
   o publicado sobre el tema de esta reunión.
4. Prioridades probables (suposiciones)
   Hasta 3, cada una con el dato en que se basa.
5. Lo que ya sé
   Cómo surgió la reunión, contactos anteriores, qué nos han pedido.
6. Preguntas que haré
   Hasta 5.
7. Objeciones que pueden plantear
   Hasta 3, cada una con mi respuesta.

La instrucción de búsqueda:

Busque en la web y rellene los apartados 1 a 4 de la plantilla de abajo.
Deje vacíos los apartados 5 a 7.

Persona: [nombre], [cargo, si lo sé]
Organización: [nombre], web oficial [dirección]
Propósito de la reunión: [una línea]
Mi puesto: [por ejemplo, responsable de alianzas en un banco
  de alimentos regional]

Reglas:
- Ponga después de cada dato el enlace a la página de donde sale. Un dato
  sin enlace no entra en la ficha.
- Indique la fecha que muestra cada página, o «sin fecha».
- Prefiera la web de la propia organización, sus informes anuales, sus
  comunicados de prensa y medios de comunicación reconocidos. Marque
  todo lo demás como «fuente externa».
- Si no encuentra algo, escriba «no encontrado». No rellene huecos de
  memoria ni con generalidades sobre organizaciones parecidas.
- Use solo páginas sobre la organización de la web indicada. Si encuentra
  organizaciones o personas con nombres parecidos, enumérelas al final,
  bajo «Nombres parecidos descartados», con un enlace para cada una.
- Sobre la persona, use solo información profesional: su cargo, su
  trabajo y lo que haya dicho o publicado públicamente.
- Marque cada elemento del apartado 4 como «Suposición» e indique el dato
  en que se apoya.
- Los apartados 1 a 4 no deben pasar de 300 palabras.

[pegue aquí la plantilla de la ficha]

La instrucción de preguntas:

Arriba está mi ficha ya revisada para esta reunión. Usando solo la ficha
y el propósito de la reunión, escriba:

1. Cinco preguntas que yo podría hacer, cada una relacionada con algo
   de la ficha o con el propósito. Prefiera preguntas que la web de la
   organización no responda.
2. Tres objeciones que podrían plantear sobre [lo que propongo o pido],
   cada una con una respuesta de una o dos frases y el dato de la ficha
   que la respalda. Si una respuesta necesita un dato que la ficha no
   tiene, dígame qué tendría que averiguar.

Así queda una ficha revisada

Por ejemplo, esta es parte de la ficha que prepara una asociación de fomento de la lectura para reunirse con un fondo comunitario, después de los pasos 3 a 6. Las organizaciones, la persona y las fuentes son inventadas.

Reunión: Nora Castillo, responsable de programas, Fondo Comunitario
  Valle del Puerto
Propósito: saber si nuestro programa de lectura extraescolar encaja
  en sus convocatorias de educación de 2027

1. La organización
Subvenciona a organizaciones sociales de tres municipios, sobre todo
  en educación y vivienda. (informe anual, 2025) Confirmado
Fechas de la convocatoria de 2027: no encontrado

2. Noticias recientes
- Nueva estrategia de educación centrada en la alfabetización temprana.
  (comunicado de prensa, marzo de 2026) Confirmado
- Abrió una segunda oficina en el centro.
  Tachado: la página habla de otro fondo con un nombre parecido

3. La persona
Responsable de programas de educación desde 2024.
  (página del equipo) Confirmado
Participó en una mesa redonda sobre la pérdida de aprendizaje
  en verano. (2023) Antiguo

4. Prioridades probables (suposiciones)
Suposición: resultados de lectura medibles (estrategia de marzo de 2026)

6. Preguntas que haré
- ¿Cuándo se abre la convocatoria de 2027 y podemos hablar antes
  de presentar la solicitud?
- ¿Cómo medirán los resultados de la nueva estrategia?

7. Objeciones que pueden plantear
- «Nuestra estrategia es la alfabetización temprana, y su programa
  es extraescolar». Respuesta: dos de nuestros centros atienden a
  niños de 5 a 7 años; empezaríamos por ahí. (del apartado 5)

La línea tachada muestra para qué sirve la revisión: un dato concreto, dicho con seguridad, que pertenecía a otra organización. La mesa redonda se queda, marcada como antigua, porque sigue dando una pista de lo que le interesa. Y el «no encontrado» se convirtió en la primera pregunta.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

Enlaces que no dicen lo que dice la ficha

Un asistente puede poner un enlace real junto a un dato que la página nunca menciona, o enlazar una página que ha cambiado desde entonces. La propia página de ayuda de OpenAI sobre la búsqueda en ChatGPT recomienda abrir la fuente citada para comprobar que respalda la respuesta y revisar cuándo se publicó, que es justo lo que hacen los pasos 3 y 4 con cualquier asistente.

Otra organización con un nombre parecido

Una empresa y su fundación, o dos asociaciones casi homónimas: los asistentes las confunden con facilidad. Compruebe que cada enlace está en la web oficial que usted indicó, o que la página externa nombra la organización y la ciudad correctas. Si «Nombres parecidos descartados» sale vacío con un nombre común, búsquelo usted una vez.

Suposiciones que parecen hechos

El apartado 4 es el más útil de la ficha y el más fácil de usar mal. Mantenga la etiqueta «Suposición» y use las suposiciones para elegir preguntas, no para hacer afirmaciones. «Vi su nueva estrategia de alfabetización; ¿irá ahí la mayor parte de las nuevas ayudas?» les deja corregir lo que no sea cierto.

Apenas aparece nada

Un pequeño negocio o una asociación local quizá tenga una web y poco más. Una ficha con la mitad de los apartados en «no encontrado» le dice, antes de entrar, que la reunión será para preguntar. Cuando la organización es así de pequeña, o usted ya la conoce bien, prescinda del asistente y rellene la plantilla a partir de su web.

Por dónde seguir

La ficha resuelve lo que pasa antes de la reunión; lo siguiente es ganar la hora posterior. Tome notas de reunión con tres letras y envíe el seguimiento en menos de una hora le muestra cómo marcar sus notas con D, A o P durante la reunión y convertirlas en un correo que llega a todos mientras aún recuerdan la conversación. Lo que le prometan enviar tiene su sitio en una hoja de seis columnas para todo lo que tiene pendiente de respuesta. Y si va a reunirse con varios proveedores o socios antes de elegir uno, Una tabla comparativa para su próxima decisión aplica la misma costumbre, un enlace detrás de cada dato, para compararlos uno al lado del otro.