Configure su asistente de IA una sola vez y deje de explicarle su trabajo en cada conversación

Una conversación nueva con un asistente de IA no sabe casi nada de su trabajo. No sabe que su directora solo lee el primer párrafo, ni que usted escribe a los proveedores en español y a la sede central en inglés. Así que se lo vuelve a explicar todo, o acepta una respuesta escrita para nadie en particular y la corrige a mano.

Casi todos los asistentes pueden guardar una nota breve sobre usted y leerla antes de cada conversación, y casi todos permiten crear proyectos: espacios aparte, con sus propias instrucciones y archivos, para un tipo de trabajo concreto. El propio asistente puede incluso entrevistarle para redactar la nota.

Al terminar, en una hora aproximadamente, tendrá esa nota guardada y probada frente a una conversación sin ella, y la tarea recurrente de esta semana hecha dentro de su propio proyecto. Los pasos sirven en ChatGPT, Claude, Gemini y Copilot; los menús de cada uno están más abajo.

Qué podrá hacer

• Guardar una nota de unas 230 palabras sobre su trabajo, que su asistente lea antes de cada conversación.
• Comprobar lo que cambia: una petición semanal respondida antes y después, con las correcciones que necesitó cada respuesta.
• Hacer una tarea recurrente, como un informe semanal o las respuestas a clientes, dentro de un proyecto con sus propias instrucciones y archivos.
• Borrar de la memoria del asistente todo lo que esté desfasado.

Qué necesita

• El asistente de chat que ya usa. Para empezar basta un plan gratuito; en los menús de más abajo se indica cuándo una función depende del plan o del tipo de cuenta.
• Entre 45 y 60 minutos, y una petición que haga cada semana, como una respuesta a un cliente o un resumen de avances para su superior.
• Las instrucciones permanentes acompañan a cada conversación, así que describa su trabajo en términos generales y deje fuera de la nota los nombres de clientes y cualquier dato confidencial. Antes de añadir archivos reales a un proyecto, Antes de subir un documento de un cliente reúne lo que conviene comprobar.

Pasos

1. Haga la prueba del «antes». Antes de cambiar ningún ajuste, abra una conversación nueva, escriba su petición semanal como lo hace siempre y copie la petición y la respuesta en un documento.
2. Escriba la nota. Copie la plantilla de más abajo y complete cada línea como si presentara su trabajo a un colega competente recién llegado. Dedique más tiempo a quién lee lo que usted produce y a lo que siempre acaba corrigiendo en los borradores. Después de las plantillas tiene un ejemplo completo.
3. Deje que el asistente le entreviste. En una conversación nueva, pegue la instrucción para la entrevista de más abajo, con su borrador al final. El asistente le hará hasta diez preguntas, una a una, sobre lo que la nota deja impreciso, y después la reescribirá. Responda con detalle, dictando si lo prefiere; Por qué sus borradores con IA suenan genéricos explica esta técnica a fondo.
4. Recórtela. Procure no pasar de unos 1500 caracteres, unas 230 palabras. Compruebe la cifra con su procesador de textos, porque los asistentes cuentan mal. Borre cada línea que no cambiaría una respuesta, empezando por «sea profesional», y escriba en su lugar reglas que se puedan comprobar, como «correos de menos de 120 palabras».
5. Guárdela en las instrucciones permanentes de su asistente, con los menús que se indican más abajo. Si su herramienta no tiene dónde ponerla, o el campo no admite la nota entera, guárdela en un documento y péguela al principio de cada conversación en que la necesite.
6. Haga la prueba del «después». Abra una conversación nueva y envíe la misma petición, palabra por palabra. Cuente las correcciones que necesitaría cada respuesta antes de enviarla y anote las dos cifras al principio del documento: esa es su propia medida de lo que vale la nota. Donde la nueva respuesta siga fallando, añada una línea a la nota y vuelva a probar. Si no cambió nada, compruebe que las instrucciones estén activadas.
7. Prepare un proyecto para una tarea semanal, como un informe de estado o las respuestas a clientes. Cree el proyecto, pegue instrucciones solo para esa tarea (más abajo tiene un ejemplo inventado) y añada dos o tres archivos de referencia: su plantilla, un ejemplo anterior que le gustó y una lista de nombres y términos. Repita las líneas de su nota que importen para esa tarea, porque algunos asistentes anteponen las instrucciones del proyecto a las generales. Después haga dentro del proyecto la tarea de esta semana.
8. Revise la memoria. Casi todos los asistentes recuerdan además datos de conversaciones anteriores, y la entrevista acaba de contarle al suyo mucho sobre su trabajo. Abra los ajustes de memoria, lea lo que hay guardado y borre lo desfasado, como un cargo anterior o el formato de informe del año pasado.

Habrá terminado cuando su documento tenga las dos respuestas con sus correcciones contadas y la tarea de esta semana haya salido de su proyecto.

Tres plantillas para copiar

La nota «Sobre mi trabajo»

SOBRE MI TRABAJO (actualizada en [mes y año])

Mi puesto: [cargo] en [tipo de organización, sin nombres]. [Quién depende de mí y ante quién respondo.]

Para qué le pido ayuda más a menudo: [de dos a cuatro tareas habituales]

Quién lee mi trabajo: [los lectores habituales y lo que buscan]

Cómo escribo: [tono, longitud de las frases, qué va primero]

Formatos: [extensión y estructura de cada tipo de documento]

Evite: [palabras y costumbres que siempre borro]

Idioma: [idiomas, variante, tratamiento de usted o de tú]

Cuando tenga dudas: hágame una pregunta antes de responder. No invente cifras, nombres ni fechas; escriba [COMPROBAR] donde falte un dato.

La instrucción para la entrevista

Abajo está el borrador de las instrucciones permanentes que usted leerá antes de cada conversación conmigo. Entrevísteme para mejorarlo.

- Haga hasta diez preguntas, de una en una, y espere cada respuesta.
- Céntrese en lo que más cambiaría sus respuestas: quién lee mi trabajo, cómo es un buen resultado, qué suelo corregir en sus borradores, qué debe hacer cuando tenga dudas.
- Si una respuesta es vaga («profesional», «claro»), pregunte qué significa en la práctica.
- No me pida nombres de clientes ni de colegas, ni datos confidenciales.

Después reescriba la nota con los mismos encabezados, como instrucciones sencillas dirigidas a usted, en menos de 230 palabras y conservando mis palabras siempre que pueda. Enumere lo que haya dejado fuera.

MI BORRADOR:
[pegue aquí su nota]

Instrucciones de proyecto para un informe semanal (ejemplo inventado)

INFORME DE ESTADO SEMANAL
(Ejemplo inventado. Sustituya cada línea por las suyas.)

Cada viernes pego mi registro de trabajo de la semana. Conviértalo en el informe de estado para la responsable de comunicación.

Archivos: plantilla-informe.txt es el formato que debe seguir. informe-ejemplo.txt es un informe anterior; imite su extensión y su tono, nunca su contenido. nombres-y-terminos.txt recoge los nombres de los proyectos y quién es quién.

Reglas:
- Use solo lo que figura en el registro de esta semana. No añada trabajo, causas, fechas ni planes.
- Lo bloqueado y las decisiones pendientes van primero, dichos sin rodeos.
- Copie cada cifra tal cual. No redondee ni calcule.
- Menos de 250 palabras. Al final, enumere las líneas del registro que dejó fuera y por qué.

El registro y la plantilla salen de Un registro diario que se convierte en su informe semanal. Para un proyecto de respuestas a clientes, la ficha de una página es un buen archivo de referencia.

Un ejemplo completo (inventado)

Por ejemplo, esta es la nota de una persona ficticia que dirige el equipo de atención al cliente de una tienda de muebles en línea, ya pasada por la entrevista y el recorte: unos 1250 caracteres.

SOBRE MI TRABAJO (actualizada en octubre de 2026)

Mi puesto: responsable del equipo de atención al cliente de una tienda de muebles en línea. Tengo ocho agentes a mi cargo y respondo ante la gerente de operaciones.

Para qué le pido ayuda más a menudo: respuestas a las quejas que me pasan los agentes, el resumen semanal del equipo y notas de formación para agentes nuevos.

Quién lee mi trabajo: clientes que ya están molestos y leen desde el teléfono; la gerente de operaciones, que lee las cifras y la primera línea de todo lo demás.

Cómo escribo: cordial y breve. Primero la respuesta o el siguiente paso, después el motivo. Una sola disculpa, en una frase.

Formatos: respuestas a clientes de menos de 120 palabras, que terminen con un siguiente paso y una fecha; el resumen del equipo en viñetas bajo Hecho, Problemas y Próxima semana.

Evite: «lamentamos las molestias ocasionadas», «no dude en contactarnos», los signos de exclamación y prometer reembolsos o fechas de entrega que yo no haya confirmado.

Idioma: español neutro, tratando de usted. Inglés para los clientes que escriben en inglés.

Cuando tenga dudas: hágame una pregunta antes de responder. No invente números de pedido, fechas ni condiciones; escriba [COMPROBAR] donde falte un dato.

«Cordial», por sí sola, dejaría al asistente adivinando. «Una sola disculpa, en una frase» es una regla que puede comprobar en la prueba del «después», igual que cada límite de la línea de formatos.

Las opciones de cada asistente

Menús comprobados en octubre de 2026. Cambian a menudo; si un nombre no coincide, busque el equivalente más cercano en la configuración. En ChatGPT y Copilot describimos dónde están las opciones en lugar de citar sus nombres exactos en español, que pueden variar según la versión.

ChatGPT

• Instrucciones: en la configuración, abra el apartado de personalización, pegue la nota en el campo de instrucciones personalizadas y compruebe que la personalización esté activada.
• Proyectos: cree uno desde la barra lateral; en la configuración del proyecto se escriben sus instrucciones, y puede añadirle archivos.
• Memoria: en el mismo apartado de personalización de la configuración.

Claude

• Instrucciones: haga clic en sus iniciales, abajo a la izquierda, luego en Configuración, y pegue la nota en Instrucciones para Claude.
• Proyectos: Proyectos > + Nuevo proyecto, y después Establecer instrucciones del proyecto; los archivos se añaden con el botón + de la página del proyecto. Las cuentas gratuitas pueden tener hasta cinco proyectos. Si no ve el botón de instrucciones, añádalas al proyecto como un archivo de texto breve.
• Memoria: Configuración > Memoria muestra lo que Claude recuerda, agrupado en Temas; abra cada uno para editarlo o eliminarlo. Para que una conversación puntual no pase a la memoria, abra el menú + en una conversación nueva y desactive Memoria antes del primer mensaje.

Gemini

• Instrucciones: en gemini.google.com, Configuración y ayuda > Inteligencia personalizada > Instrucciones para Gemini > Agregar.
• Proyectos: los cuadernos. Abra la barra lateral y, en Cuadernos, haga clic en Nuevo cuaderno; añada archivos con Agregar fuentes y escriba las instrucciones en Más > Configuración del cuaderno. Si todavía no ve los cuadernos, una Gem guarda sus propias instrucciones y archivos (Gems > Nueva Gem, y después Conocimiento > Agregar archivos), pero desde noviembre de 2026 Google convierte en habilidades las Gems de las cuentas personales.
• Memoria: Configuración y ayuda > Inteligencia personalizada, donde el interruptor Memoria permite que Gemini aprenda de sus conversaciones anteriores, si su cuenta lo incluye (requiere una cuenta personal de Google con la opción Conservar la actividad activada). Para que Gemini deje de mencionar algo, borre las conversaciones en que aparece desde Actividad en las Apps con Gemini.

Copilot

• Instrucciones: en Copilot en el trabajo, con su cuenta de trabajo, abra el menú «…» de la parte superior derecha, después la configuración del chat, el apartado de personalización y las instrucciones personalizadas. En la app gratuita de Copilot, busque la personalización en la configuración; los menús cambian de una versión a otra.
• Proyectos: según el plan de su organización, Copilot en el trabajo puede ofrecer cuadernos o agentes con sus propias instrucciones. Si no tiene ninguno, guarde las instrucciones de la tarea en un documento y péguelas al principio de cada conversación.
• Memoria: en el trabajo, en ese mismo apartado de personalización, donde puede gestionar las memorias guardadas. Su organización puede desactivar la personalización, y entonces estas opciones aparecen desactivadas.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

Las instrucciones pierden fuerza en conversaciones largas

Los asistentes siguen las instrucciones permanentes con cierta flexibilidad, y a menudo cada vez menos a medida que la conversación se alarga. Empiece una conversación nueva para cada tarea y repita en la propia petición cualquier regla que importe.

La nota quiere abarcarlo todo

Cuanto más larga es la nota, más compite cada regla con las demás, y una regla como «use siempre viñetas» convierte un correo de agradecimiento en una lista. Conserve solo las reglas que valen para casi todo lo que escribe y lleve el resto al proyecto de la tarea correspondiente.

La nota y la memoria se quedan desfasadas

Un puesto nuevo o un formato de informe nuevo, y la nota no se entera; por eso la plantilla empieza con una fecha. Ponga un recordatorio mensual para releerla y repetir la prueba del «después». Borrar una línea de la nota no borra lo que el asistente recordó de la conversación en que la escribió, así que repita también el paso 8.

Por dónde seguir

Su contexto ya está guardado. La otra mitad son las peticiones que repite cada semana, y estos artículos parten de lo que ha preparado hoy:

• Guarde sus mejores instrucciones en un solo sitio les da un lugar junto a la nota, a dos clics de una conversación en blanco.
• Después de su próxima reunión, ponga a prueba su configuración con Tome notas de reunión con tres letras y envíe el seguimiento en menos de una hora, y cuente las correcciones que necesita el borrador, como en el paso 6.
• Si no sabe qué tarea semanal merece el siguiente proyecto, Cómo encontrar sus tareas más repetitivas las ordena a partir de la agenda de la semana pasada.