La primera semana de quien se incorpora a su equipo, lista en una sola sesión

En muchos equipos, la primera semana de alguien nuevo se rehace de memoria pocos días antes de su llegada. Así, quien se incorpora pasa la primera mañana esperando un portátil y el resto de la semana averiguando a quién preguntar, mientras su responsable contesta las mismas dudas entre reunión y reunión.

Puede dejar toda la semana preparada en una sola sesión de alrededor de una hora. Usted escribe los datos una vez, en una ficha, y un asistente de IA los convierte en una lista de todo lo que hay que resolver antes del primer día (quién pide qué y para cuándo), un plan día a día de la primera semana con trabajo real desde el tercer día y un correo de bienvenida que suena a usted. El quién es quién lo copia directamente de la ficha. Sirve para cualquier incorporación: una empleada nueva, alguien en prácticas, un voluntario, una docente que llega a mitad de curso, un consultor que se suma a la cuenta de un cliente.

El asistente redacta y usted aporta los datos. Si se le deja solo, rellena los huecos con consejos genéricos y con herramientas que su equipo no usa; por eso todas las instrucciones de este tutorial le piden que use solo los datos de la ficha y que escriba [PREGUNTAR] cuando falte alguno. Cada [PREGUNTAR] es una duda que, de otro modo, se resolvería la primera mañana de la persona nueva.

Al terminar tendrá un paquete de incorporación en una carpeta compartida, listo para enviar, las reuniones de la primera semana ya reservadas y los pedidos y solicitudes de esta semana enviados.

Qué podrá hacer

• Terminar hoy con cinco documentos en una misma carpeta compartida: la ficha, la lista de tareas previas al primer día, la primera semana día a día, el correo de bienvenida y el quién es quién.
• Detectar los huecos, como una cuenta que nadie solicitó o una persona clave que estará de vacaciones esa semana, cuando todavía hay tiempo de resolverlos.
• Dar a la persona nueva trabajo real desde el tercer día, revisado el viernes.
• Reutilizar la ficha, guardada como plantilla, con todas las personas que se incorporen después.

Qué necesita

• La descripción del puesto o el anuncio de la vacante. Si no se incorpora nadie pronto, invente un puesto para practicar, por ejemplo, un auxiliar de eventos a media jornada en una ONG.
• Las herramientas y cuentas que usa el puesto, las personas con quienes trabaja y los enlaces a los procedimientos escritos que existan.
• Un asistente de chat como Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot. Basta una cuenta gratuita.
• Su agenda, una carpeta compartida a la que su equipo tenga acceso y alrededor de una hora.

Mientras practica, use cargos en lugar de nombres («la responsable de finanzas»), y antes de pegar datos de personas reales lea Antes de subir un documento de un cliente. El mejor momento para hacerlo es dos o tres semanas antes de la incorporación; con menos margen, la lista al menos le muestra qué llegará tarde.

Pasos

1. Complete la ficha de datos. Copie la plantilla de más abajo en un documento y respóndala con notas breves, a partir del anuncio de la vacante y de las notas de traspaso de la persona anterior. Lo más importante son los plazos: cuántos días tarda una cuenta o un portátil. No se detenga a averiguar lo que no sabe: escriba un signo de interrogación, y las instrucciones convertirán cada uno en una pregunta para la persona adecuada.

2. Pida la lista previa. En una conversación nueva, pegue la instrucción 1 y su ficha. Obtendrá tareas, responsables y fechas calculadas hacia atrás desde el día de la incorporación, con lo atrasado o desconocido arriba. Planifique hacia atrás desde la fecha límite aplica la misma idea a cualquier plazo.

3. Pida la primera semana. En la misma conversación, pegue la instrucción 2. Sus reglas son justo las que el asistente se salta cuando nadie se las pone. Si la primera tarea real sigue en blanco en su ficha, elíjala ahora: algo pequeño que alguien necesite de verdad, revisado el viernes. Por ejemplo, un agente de atención al cliente responde cinco consultas sencillas y un compañero revisa cada respuesta; una docente nueva prepara una clase a partir de un plan ya hecho; un voluntario registra los donativos de la semana anterior; una analista actualiza las cifras del último mes en un informe que ya existe. «Acompañar al equipo» no cuenta.

4. Redacte el correo de bienvenida y el quién es quién. Pegue la instrucción 3 junto con un correo breve que haya escrito hace poco, para que el borrador suene a usted. El quién es quién no necesita asistente: copie el apartado Personas de su ficha en un documento aparte, con las columnas de más abajo.

5. Revise cada línea. Busque [PREGUNTAR] en los borradores (Ctrl+F, o Cmd+F en un Mac) y resuelva cada pregunta. Compruebe que todas las herramientas, documentos y personas que se mencionan existen y están disponibles esa semana, y borre toda línea que no nombre a nadie ni produzca nada. Como red de seguridad, pida: «Enumere todas las herramientas, documentos, normas o personas de sus respuestas que no aparezcan en mi ficha».

6. Reserve la semana ahora. Envíe hoy las invitaciones de todas las reuniones del plan, mientras la gente aún tiene huecos libres. Si la persona nueva todavía no tiene cuenta de trabajo, añada a la lista «reenviar las invitaciones de la primera semana». Haga las solicitudes que vencen esta semana, como el pedido del portátil. Programe el correo de bienvenida si su aplicación de correo lo permite o, si no, ponga un recordatorio para el día en que debe salir.

7. Guárdelo como plantilla. Reúna los cinco documentos en una carpeta compartida con el nombre del puesto y la fecha de incorporación, y haga una copia de la carpeta llamada «Plantilla de incorporación», sin nombres ni fechas. Reserve 20 minutos con la persona nueva el viernes de su primera semana y pregúntele qué necesitó que no estuviera en el paquete y qué no llegó a usar. Sus respuestas van a la ficha de la plantilla.

Plantillas para copiar

La ficha de datos:

EL PUESTO
Puesto, equipo y responsable:
Fecha, hora y lugar de incorporación (o enlace de videollamada):
Días y horario de trabajo:
Para qué existe el puesto, en dos frases:
Al terminar la primera semana, debería haber:

MATERIAL Y ACCESOS
Una línea por elemento: qué | quién lo gestiona | días que tarda | ¿hecho?
(computadora o portátil, teléfono, llaves o tarjeta de acceso, correo
y calendario, cada herramienta por su nombre, carpetas compartidas,
listas de correo, grupos de chat)

PERSONAS
Una línea por persona: nombre o cargo | qué hace | qué preguntarle |
datos de contacto | ¿ausente la primera semana?

REUNIONES
Reuniones periódicas a las que debe ir (día, hora, quién la dirige):
Presentaciones que conviene reservar en la primera semana:

PROCEDIMIENTOS
Nombre y enlace de cada uno que necesitará el primer mes:
Tareas que asumirá y que nadie ha puesto por escrito:

PRIMERA TAREA REAL
Empieza el día 3 como tarde y termina el día 5. Qué es y quién la revisa:

Instrucción 1, la lista previa al primer día:

Abajo tiene la ficha de una persona que se incorpora al equipo el
[fecha]. Hoy es [fecha].

Use solo los datos de la ficha. No añada ninguna herramienta,
documento, norma ni persona que no mencione. Si falta un dato o la
ficha tiene un signo de interrogación, escriba [PREGUNTAR] y la
pregunta en lugar de suponer.

Elabore una lista de todo lo que debe estar listo antes del primer
día: material, cuentas, personas a quienes avisar, documentos,
invitaciones y el correo de bienvenida. Calcule hacia atrás desde la
fecha de incorporación con los plazos de la ficha. Responda con una
tabla:
Tarea | Quién la hace | Fecha límite | ¿Hecho?
Ordénela por fecha. Ponga arriba las tareas cuya fecha ya pasó,
marcadas como ATRASADA, y después las que tengan [PREGUNTAR].

Ficha:
[pegue su ficha]

Instrucción 2, la primera semana:

Con la misma ficha, y solo con sus datos, planifique los cinco
primeros días de la persona nueva. Reglas:
- El día 1 empieza por el material y los accesos, y no tiene más de
  tres reuniones, incluida la bienvenida.
- Cada día quedan al menos dos horas libres para leer y configurar.
- Cada día tiene una persona de contacto para las dudas.
- La primera tarea real empieza el día 3 como tarde y queda revisada
  el día 5.
- Cada día termina con 15 minutos de repaso con su responsable.
- Cada actividad nombra a una persona, un documento o un resultado.
  Nada genérico como «conocer la cultura de la empresa».
- Escriba [PREGUNTAR] para todo lo que la ficha no diga.
Responda con una tabla por día:
Hora | Qué | Con quién | Qué leer o llevar

Instrucción 3, el correo de bienvenida:

Ahora redacte el correo de bienvenida que enviaré el [fecha], solo
con los datos de la ficha y con [PREGUNTAR] para lo que falte.
Incluya cuándo y dónde presentarse y a quién preguntar al llegar,
qué traer, el primer día en tres o cuatro líneas, qué no necesita
preparar y cómo contactarme hasta entonces. Menos de 200 palabras,
escrito como yo, [su nombre y cargo], con el tono de este correo
que escribí hace poco:
[pegue un correo breve que haya enviado a su equipo]

El quién es quién, una fila por persona:

Nombre | Cargo | Qué preguntarle | Contacto | Cuándo se conocerán

Una lista de ejemplo

Por ejemplo, esta es parte de la lista para un puesto inventado: un agente de atención al cliente en una pequeña tienda en línea, que empieza el lunes 2 de noviembre, con el plan hecho el 15 de octubre.

Tarea	Quién la hace	Fecha límite	¿Hecho?
[PREGUNTAR] ¿Quién configura la línea telefónica y cuánto tarda?	[PREGUNTAR]	[PREGUNTAR]
Reservar las reuniones de la primera semana; confirmar que nadie estará de vacaciones	Responsable del equipo	15 oct.
Pedir portátil y auriculares con micrófono (10 días hábiles)	Encargada de oficina	16 oct.
Solicitar la cuenta de correo (3 días hábiles)	Responsable del equipo	26 oct.
Apartar cinco consultas sencillas para el día 3	Responsable de soporte	30 oct.

El portátil hay que pedirlo al día siguiente de hacer el plan. Y nadie había anotado quién configura las líneas telefónicas: la fila [PREGUNTAR] lo convierte en una pregunta para esta semana, cuando la respuesta todavía puede llegar a tiempo.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

Relleno genérico

«Conocer la cultura del equipo». «Explorar la intranet». El asistente escribe estas líneas porque sirven para cualquier puesto, y por eso no ayudan en ninguno. Cada actividad debe nombrar a una persona, un documento o un resultado; sustituya el resto por algo de la ficha o bórrelo.

Un primer día sin respiro

Si nadie lo limita, el asistente llena cada hora, y a la quinta presentación los nombres empiezan a confundirse. Cuente las reuniones del primer día. Si a media mañana el portátil todavía no funciona, nada de lo que venga después funciona tampoco: ponga la configuración primero y deje la tarde tranquila.

Herramientas, normas y personas inventadas

El asistente sabe lo que suele haber en un lugar de trabajo, así que puede mandar a la persona nueva a un manual del empleado que nunca se escribió o a una herramienta de chat que su equipo no usa. La regla de [PREGUNTAR] lo reduce sin evitarlo del todo; por eso el paso 5 contrasta cada nombre con la ficha.

Un tono más rígido que el de su equipo

Los correos de bienvenida escritos desde cero suelen sonar a circular de la dirección general. El correo de muestra de la instrucción 3 es lo que más ayuda. Después lea el borrador en voz alta y reescriba cualquier frase que no le diría cara a cara a esa persona.

Para seguir

Mire la línea de su ficha con las tareas que nadie ha puesto por escrito. Elija una y déjela documentada antes de la incorporación: El procedimiento que solo usted conoce explica cómo grabarla mientras hace la tarea, para que la persona nueva reciba un documento en lugar de una explicación con prisas. Al final de la primera semana, diez buenas preguntas a partir de su propio material le dirán qué se quedó del paquete.

Apunte las preguntas que la persona nueva haga esa semana. La mayoría volverán con la siguiente incorporación, y Una página de preguntas frecuentes hecha con las preguntas que responde cada semana convierte esa lista en una página. Si incorpora gente a menudo, Configure su asistente de IA una sola vez explica cómo crear un proyecto que ya incluya la ficha y la regla de [PREGUNTAR], para que la próxima vez solo tenga que pegar los datos nuevos.