Reescriba un documento denso en lenguaje claro sin perder ningún dato

Un documento denso casi nunca se queda en el papel. La política de gastos que nadie entiende vuelve convertida en una docena de correos que preguntan qué sirve como comprobante, y el aviso sobre el nuevo sistema de acceso vuelve en forma de llamadas al servicio de soporte. Las preguntas acaban en manos de quien se supone que entiende el original, que muchas veces es usted.

Un asistente de IA hace bien la parte de reescribir: frases más cortas, títulos pensados a partir de las preguntas del lector. Lo que hace mal es conservar intactos todos los datos. En una frase más fluida, «podrá ser denegada» se convierte en «será denegada», una excepción que estaba tres párrafos más abajo desaparece y «en un plazo de 30 días naturales» pasa a ser «en un mes». Por eso este método pone una lista numerada de datos entre el original y la reescritura: usted compara la versión nueva con esa lista en lugar de releer los dos documentos con la esperanza de no pasar nada por alto.

Sirve para una política de recursos humanos, un aviso de informática, una circular a las familias, un formulario público o el resumen de una investigación, en Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot. Al terminar, en más o menos una hora, tendrá la versión clara de un documento sobre el que la gente le pregunta a menudo, comprobada dato por dato y probada con un lector real, además de una página con el antes y el después para enseñar a su equipo.

Qué podrá hacer

• Terminar una versión en lenguaje claro de un documento real, escrita para un lector que usted definió, con todos los datos del original comprobados contra una lista numerada.
• Detectar los deslices que cambian el sentido, como un «podrá» convertido en «será» o una excepción que se perdió.
• Tener listas tres instrucciones y una ficha de reglas para el próximo documento, y una página con el antes y el después para la próxima reunión de equipo.

Qué necesita

• Un documento denso de una a tres páginas sobre el que la gente le pregunta a menudo, como una política, un procedimiento o un aviso. Para practicar, elija algo público, como un aviso en la web de su municipio. Si es un documento interno, sustituya los nombres de personas por marcadores como [NOMBRE], y si contiene algo confidencial, lea primero Antes de subir un documento de un cliente.
• Un asistente de chat como Claude, ChatGPT, Gemini o Copilot. Solo va a pegar texto, así que basta una cuenta gratuita.
• Alrededor de una hora, un resaltador (o el color de resaltado de su procesador de textos) y cinco minutos con una persona del público al que va dirigido el documento.

Pasos

1. Defina al lector y lo que debe hacer. En la parte superior de un documento en blanco, escriba dos líneas. Lector: quién es, qué sabe ya y cómo va a leer el texto; por ejemplo, «una persona recién contratada que pide su primer reembolso de gastos desde el teléfono». Después de leerlo, debe: la acción y su plazo; por ejemplo, «enviar la solicitud con los comprobantes desglosados en un plazo de 30 días». Si no logra escribir la segunda línea, el original intenta hacer varias cosas a la vez: reescríbalo para la que busca la mayoría de los lectores.

2. Obtenga la lista de datos. Abra una conversación nueva, pegue la instrucción 1 (más abajo) con el original debajo y envíela. Recibirá una tabla numerada con todas las obligaciones, fechas, importes, condiciones y excepciones, y para cada dato, su texto exacto y los datos con los que se relaciona.

3. Compruebe la lista contra el original. Todo lo que viene después depende de esta lista, así que dedíquele 15 minutos. Resalte cada frase del original que contenga un dato y busque su fila. Una frase resaltada sin fila es un dato que falta: añádalo. Para cada cita, busque en el original cinco o seis de sus palabras y compruebe que «debe», «deberá», «podrá» o «se recomienda» aparecen igual que en el original. Corrija la lista a mano y guárdela.

4. Reescriba para su lector. En la misma conversación, pegue la instrucción 2 con sus dos líneas del paso 1 y la ficha de reglas. Lea primero las dudas del final de la respuesta. Si el asistente no supo quién autoriza algo, o encontró dos frases que se contradicen, pregunte a quien sea responsable del documento en lugar de dejar que lo adivine: es una pregunta que sus lectores le habrían enviado.

5. Compruebe cada dato en un chat nuevo. Abra otra conversación y pegue la instrucción 3 con la lista revisada y la versión nueva, pero sin el original, para que el asistente juzgue la reescritura solo contra la lista. Corrija cada fila marcada como «cambiado» o «ausente», y quite lo que el asistente señale como no respaldado. Después revise usted mismo las filas que más importan (plazos, importes, excepciones, cada «debe» y cada «puede»): un asistente puede marcar una fila como «conservado» aunque el sentido haya cambiado un poco.

6. Léalo en voz alta. Donde tropiece o vuelva atrás para releer, acorte o divida la frase. Luego lea solo los títulos: por sí solos deberían mostrar dónde está cada cosa. Si sus lectores lo verán en el teléfono, léalo en el suyo.

7. Pregunte a un lector real. Dé la versión nueva a una persona del público destinatario que no haya visto el original, como alguien de otro equipo, una madre o un padre del grupo, o quien se incorporó el mes pasado. No explique nada. Pregúntele qué haría a continuación y para cuándo, y en qué parte se detuvo. («¿Se entiende?» solo le dará un sí por cortesía). Si su respuesta coincide con la segunda línea del paso 1, la reescritura funciona. Si no, arregle el punto donde se equivocó. Para un documento que leerán miles de personas, Digital.gov, un sitio del Gobierno de Estados Unidos, explica cómo hacer esta misma comprobación con entre seis y nueve lectores en su guía de prueba de paráfrasis (en inglés).

8. Publíquelo y guarde el antes y el después. Si la redacción exacta del original sigue importando, como ocurre con una política interna, publique la versión clara como guía, con un enlace al original y una línea como «Si esta guía y la política no coinciden, prevalece la política». Ponga en una página el párrafo más denso del original junto a su versión nueva, anote cuánto tardó y llévela a la próxima reunión de equipo. Después cuente en su carpeta de enviados las respuestas que dio sobre el documento el mes pasado, y vuelva a contarlas un mes después de publicarlo: así sabrá si la reescritura redujo las preguntas.

Habrá terminado cuando la versión clara esté publicada, todas las filas de la lista estén marcadas como «conservado» y la página con el antes y el después esté guardada.

Instrucciones y reglas para copiar

Instrucción 1, la lista de datos:

Abajo está un documento que quiero reescribir en lenguaje claro. Antes de reescribir nada, enumere todos los datos que contiene sobre los que un lector podría actuar o que se le podrían exigir.

Elabore una tabla numerada con estas columnas:
N.º | Tipo | Texto exacto del original | Relacionado con

- Tipo: obligación, permiso, prohibición, fecha o plazo, importe, condición, excepción, contacto, consecuencia o definición.
- Texto exacto: cópielo tal como aparece, hasta 30 palabras. Mantenga exactamente los verbos debe, deberá, puede, podrá, se recomienda y similares. No parafrasee en esta columna.
- Relacionado con: los números de otros datos que limitan, matizan o dependen de este, como una excepción a una obligación.
- Un dato por fila. Si una frase contiene dos datos, divídala en dos filas.
- Incluya los datos de notas al pie, tablas, encabezados, anexos y letra pequeña.

Después de la tabla, cite cualquier frase que le haya parecido poco clara o contradictoria y explique por qué.

DOCUMENTO
[PEGUE EL ORIGINAL]

Instrucción 2, la reescritura:

Ahora reescriba el documento en lenguaje claro para este lector.

Lector: [QUIÉN ES, QUÉ SABE YA, CÓMO LO VA A LEER]
Después de leerlo, debe: [LA ACCIÓN, CON SU PLAZO]

Trate la lista de datos como un contrato. Cada dato numerado debe aparecer en la versión nueva con el mismo sentido. Puede pasar del futuro al presente («deberá» a «debe», «podrá» a «puede»), pero nunca convierta una obligación en una recomendación ni una posibilidad en una certeza. No añada ningún dato, promesa, plazo, contacto ni ejemplo que no esté en la lista.

Siga estas reglas:
[PEGUE LA FICHA DE REGLAS]

Después de la versión nueva, enumere lo que no supo dónde colocar o le generó dudas, con los números de los datos, y cualquier pregunta que un lector haría y que el original deja sin responder.

La ficha de reglas. Guárdela junto con las instrucciones y añada al final las reglas propias de su organización. También sirve sin asistente: para un aviso corto, reescribirlo usted mismo con la ficha al lado puede ser más rápido que usar tres instrucciones.

REGLAS DE LENGUAJE CLARO

1. Empiece por lo que el lector tiene que hacer y en qué plazo.
2. Escriba los títulos como las preguntas del lector: «¿Qué tengo que enviar?».
3. Procure que la mayoría de las frases no pasen de 25 palabras, con una idea cada una.
4. Use la voz activa y diga quién actúa: «Su jefe aprueba la solicitud» en lugar de «La solicitud será aprobada» o «Se procederá a aprobar la solicitud».
5. Diríjase al lector directamente, con un solo tratamiento (usted o tú) en todo el texto, y haga que la organización hable en primera persona: «Revisamos su solicitud».
6. Use verbos en lugar de sustantivos: «revisar» en lugar de «proceder a la revisión de», «presentar» en lugar de «efectuar la presentación de».
7. Evite los arranques como «Por medio de la presente le comunicamos que»: empiece por el dato.
8. Ponga los pasos en una lista numerada y las condiciones en una lista con viñetas.
9. Use palabras corrientes. Si un término técnico tiene que quedarse, explíquelo la primera vez.
10. Escriba las fechas completas (4 de marzo de 2027) y mantenga cada cifra como cifra.
11. Mantenga cada condición y cada excepción junto a la regla que modifica.
12. Señale los ejemplos como ejemplos y use solo ejemplos del original o míos.

Instrucción 3, la comprobación de datos, en una conversación nueva:

Estoy comprobando una reescritura en lenguaje claro contra la lista de datos del documento original. El original no se incluye a propósito.

Para cada dato numerado, busque dónde lo dice la versión nueva y complete esta tabla:
N.º | Estado | Frase de la versión nueva | Qué cambió

- Estado: conservado, cambiado o ausente.
- Marque «cambiado» si el sentido varió de cualquier forma: una obligación convertida en recomendación o una posibilidad en certeza; una fecha, plazo, importe u otra cifra distinta; una condición o excepción eliminada o separada de su regla; otra persona que realiza la acción.
- Cite la frase de la versión nueva tal como aparece.

Después, enumere cada afirmación de la versión nueva que ningún dato de la lista respalde.

LISTA DE DATOS
[PEGUE LA LISTA REVISADA]

VERSIÓN NUEVA
[PEGUE LA REESCRITURA]

Si quiere profundizar, el Gobierno de Uruguay explica en una página breve los cuatro principios de la norma internacional de lenguaje claro, ISO 24495-1.

Un ejemplo inventado

Por ejemplo, un párrafo de la política de gastos de una empresa inventada:

El reembolso de los gastos quedará supeditado a la presentación del formulario de solicitud debidamente completado, acompañado de los comprobantes desglosados, en un plazo de treinta (30) días naturales contados a partir de la fecha en que se haya incurrido en el gasto. Las solicitudes presentadas fuera de dicho plazo podrán ser denegadas a criterio del Departamento de Finanzas, salvo que el retraso obedezca a circunstancias ajenas a la voluntad del empleado, en cuyo caso el responsable directo podrá autorizar su presentación extemporánea. Los gastos de hotel requerirán autorización previa por escrito.

Su lista de datos revisada tiene siete filas. Estas son tres, con sus relaciones:

4 | consecuencia | «Las solicitudes presentadas fuera de dicho plazo podrán ser denegadas a criterio del Departamento de Finanzas» | 3, 5
5 | excepción | «salvo que el retraso obedezca a circunstancias ajenas a la voluntad del empleado» | 4, 6
6 | permiso | «el responsable directo podrá autorizar su presentación extemporánea» | 5

Un primer borrador puede leerse bien y aun así equivocarse en dos de ellas:

¿Y si envío la solicitud tarde? Las solicitudes fuera de plazo se denegarán, salvo que su jefe acepte el retraso.

La instrucción 3 está pensada para detectar las dos cosas: el dato 4 cambió («podrán ser denegadas» pasó a «se denegarán») y el dato 5 desapareció, así que ahora un jefe podría aceptar cualquier retraso, por cualquier motivo. La versión corregida:

¿Cómo recupero lo que gasté? Envíe el formulario de solicitud completo, con los comprobantes desglosados, en un plazo de 30 días naturales desde la fecha del gasto.

¿Y si envío la solicitud tarde? Finanzas puede denegar una solicitud fuera de plazo. Si el retraso se debió a causas ajenas a su voluntad, su jefe directo puede autorizar que la presente tarde.

¿Necesito autorización antes? Sí, para los gastos de hotel. Pida la autorización por escrito antes de alojarse.

La reescritura también deja ver una pregunta que el original nunca responde: ¿autorización por escrito de quién? La instrucción 2 pide al asistente que enumere preguntas como esta en lugar de inventar la respuesta, y esta va a Finanzas.

Qué puede fallar y cómo comprobarlo

«Podrá» se convierte en «será», «deberá» en «se recomienda»

Estos deslices se leen perfectamente y cambian lo que hace la gente. Además de la instrucción 3, busque en la versión nueva «debe», «deberá», «puede», «podrá», «obligatorio», «opcional» y «se recomienda», y relacione cada resultado con su dato. Una obligación convertida en consejo se ignora, y una opción convertida en obligación trae quejas. Vigile también el futuro con valor de obligación, tan habitual en los textos administrativos: «el empleado presentará» significa «debe presentar», y la versión clara debe decirlo así.

Las excepciones se alejan de su regla

Una reescritura puede agrupar las excepciones al final, adonde pocos lectores llegan. Use la columna «Relacionado con»: cada par relacionado va en el mismo párrafo o en la misma lista.

Lo sencillo se vuelve vago

«En un plazo de 30 días naturales» pasa a «en un mes», y «cinco días hábiles», a «unos días». Busque en la versión nueva cada cifra de la lista de datos. No se preocupe si la versión nueva queda más larga que el original: los pasos, los títulos y un ejemplo ocupan espacio.

Un tono que no encaja

Un aviso de un organismo público no debería sonar como un boletín desenfadado. Si el borrador queda demasiado informal, pegue un párrafo que su organización publicó y que le gustó, y pida ese tono. Si suena rígido, pida frases más cortas antes que palabras más cálidas.

Para seguir

Puede repetir el mismo método con el próximo documento, y estos artículos parten de él:

• Las preguntas que le hizo su lector en el paso 7 son el comienzo de una página de preguntas frecuentes hecha con las preguntas que responde cada semana, con su nueva versión clara como fuente.
• Si el documento también sale en otro idioma, traduzca la versión clara con un glosario corto, para que las condiciones que desenredó sigan desenredadas.
• Guarde las instrucciones y la ficha junto con sus mejores instrucciones, o deles un proyecto propio con Configure su asistente de IA una sola vez.

Después elija el próximo documento que le llena la bandeja de entrada de preguntas y cronométrelo para compararlo con este.